Документальное оформление движения денежных средств в организации

29.11.2018 Выкл. Автор admin

Особенности документального оформления денежных средств

Сегодня все предприятия, которые ведут коммерческую деятельность, я обязательно порядке должны отчитываться соответствующим образом. Делать это следует перед государственными контролирующими учреждениями.

Сам факт контроля осуществляется различными способами. Например, если денежные средства поступили в распоряжение конкретного юридического лица, требуется их оформить в соответствии с нормативами.

Делается это документально. Процедура данная закреплена на законодательном уровне и регламентирована специальными нормативными, правовыми актами.

Содержание

По возможности следует заблаговременно изучить все особенности, с которыми связаны подобного рода действия.

Общие моменты ↑

С некоторого времени величина наличных средств, которые могут быть использованы для оплаты каких-либо услуг, ограничена некоторыми лимитами. Причин тому множество.

Но основной является именно необходимость контроля, регулирования оборота денежных средств в коммерческих частных предприятиях.

Существует много разных особенностей, имеющих отношение к данной процедуре. Именно поэтому используемые для оплаты услуг наличные средства должны быть документально отражены.

Данная процедура имеет много существенных сложностей. Стоит все их учитывать. С ними разобраться лучше всего заранее. Это позволит снизить вероятность появления сложностей и лишних вопросов со стороны налоговой.

К основным моментам, предварительное ознакомление с которыми обязательно, следует отнести:

  • что такое документальное отражение?
  • реализуемые задачи;
  • законодательное основание.

Что это такое?

Сама процедура обращения денежных средств на территории РФ регулируется целым рядом различного рода нормативных и правовых документов.

Основным законодательным актом является Положение Банка РФ №14-п от 05.01.98 г.

Предварительное изучение сложностей, которые могут иметь место, позволит снизить вероятность наложения штрафа на предприятие со стороны контролирующих учреждений.

Все денежные средства, различного рода ценные активы должны обязательно отражаться соответствующим образом в бухгалтерском налоговом учете.

Особенно это касается наличности, передаваемой через кассу. Существуют специальные форматы документов, которые позволяют отражать приход/уход денежных средств.

Важно помнить о необходимости их содержания. Наибольшее внимание налоговики обычно уделяют движению денег при участии кассы. Причиной тому является именно простота реализации различных коррупционных схем через неё.

Сам процесс движения наличности состоит всего лишь из двух основных стадий:

  • поступление или приход денежных средств;
  • выбытие (расходование) денежных средств.

Для каждого действия существуют специальные форматы документы. При этом многие из них составляются максимально просто по причине автоматизации самой процедуры.

На данный в бухгалтерском учете, применяются обычно специальные программы. Например, 1С: Предприятие и множество различных других.

Выполняемые функции

При помощи документального оформления всевозможных денежных операций, а также просто поступления денежных средств удается решить большое количество самых разных задач.

Именно соответствующим образом отраженные денежные операции позволяют решить большое количество различных задач. К таковым на сегодняшний день относится следующее:

Документальное оформление движения денежных средств в организации

Документальное оформление движения денежных средств в кассе. Синтетический и аналитический учет кассовых операций

В большинстве случаев деньги в кассу поступают с расчетного счета через кассира, который получает их по денежным чекам. Они, как правило, сброшюрованы в чековые книжки.

Чековые книжки предприятия получают в отделении банка по заявлению и хранят их в кассе вместе с наличными деньгами. Для получения денег в банке заполненные чеки подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером и скрепляются печатью. Никакие исправления в чеках не допускаются.

На оборотной стороне чеков указывается, на какие цели получаются деньги, например: на выдачу зарплаты, командировочные расходы, хозяйственно-операционные расходы и т. п., а также № и дата приходного кассового чека. Предприятия имеют право расходовать деньги только на те надобности, на которые они получены.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, предназначенные для юридических лиц всех форм собственности (кроме кредитных организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и юридических лиц), утвержденные постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций» включают в себя Коваль И.Г. Аудит: Учебно-методическое пособие./ И.Г. Коваль — М. Издательство МФЮА, 2006. — 110с.:

1) Приходный кассовый ордер (форма № КО-1) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники, с отрывной квитанцией, которая выдается лицу, внесшему деньги, в подтверждение о приеме денег в кассу. В случае необходимости она заверяется печатью (штампом кассира или оттиском кассового аппарата). В приходном кассовом ордере и квитанции к нему указывается:

· по строке «Основание» — содержание хозяйственной операции;

· по строке «В том числе» — сумма НДС (записывается цифрами, а в случае если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)»);

· по строке «Приложение» — перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;

· в графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

Денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций и оказании услуг все предприятия обязаны проводить с применением контрольно-кассовых машин (ККМ). Контрольно-кассовые машины подлежат регистрации в налоговых органах по месту нахождения предприятия.

2) Расходный кассовый ордер (форма № КО-2) используется для выдачи наличных денег из кассы организации. Расход денег из кассы чаще всего связан с выплатой заработной платы и премий рабочим и служащим, производством расходов по командировкам, почтово-телеграфных и других хозяйственных расходов и т. д.

В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

При выдаче денег кассир требует у получателя предъявление документа, удостоверяющего его личность, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан.

Деньги кассир имеет право выдавать только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. При выдаче денег через других лиц по доверенности, оформленной в установленном порядке (Доверенность от имени юридического лица должна быть подписана руководителем (иным уполномоченным лицом) организации и скреплена печатью. Срок доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она действует в течение года со дня ее выписки. Доверенность, в которой не указан срок выписки, недействительна.), в ордере после фамилии, имени и отчества того, кто должен получать, указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. В ведомостях перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Сама доверенность прилагается к расходному документу.

Прием и выдача наличных денег кассами предприятий может производиться и по другим надлежаще оформленным документам (товарно-транспортным накладным на отпущенные за наличный расчет товарно-материальные ценности, счетам за оказанные услуги, платежным ведомостям и др.). В этих случаях на таких документах накладывается штамп с реквизитами кассового ордера. Когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и т. п.) имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных ордерах не обязательна.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. Эти ведомости оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам организации. При этом организация решает самостоятельно, какие формы ведомости использовать: расчетно-платежную; расчетную; платежную.

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате» утверждены типовые формы:

· для расчетно-платежной ведомости форма N Т-49;

· для расчетной ведомости форма N Т-51;

· для платежной ведомости форма N Т-53.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.

По истечении установленного в организации срока для выдачи заработной платы и прочих выплат кассир обязан в конце платежной ведомости указать итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы, произвести сверку с общим итогом, подписать ведомость и записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму. Ведомость должна быть подписана кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации. На общую сумму, которая будет выплачена по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер. Номер расходного кассового ордера и дата составления указываются в ведомости. На депонированные суммы, сдаваемые в банк, составляют один общий расходный кассовый ордер. При сдаче денег на расчетный счет составляется заявление на взнос наличными. Для подтверждения приема банк выдаст квитанцию, которая прикладывается к расходному кассовому ордеру.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Платежные ведомости регистрируются в специальном журнале (форма N Т-53а). Ведомости на выдачу зарплаты хранятся в организации в течение 75 лет. Журнал заводится на один календарный год и хранится в организации 5 лет.

Все приходные и расходные кассовые документы должны быть заполнены ответственными за это лицами четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или на машинке (пишущей, вычислительной). Никаких подчисток, помарок или исправлений, даже и оговоренных, в этих документах не допускается.

Выдавать приходные и расходные документы на руки лицам, вносящим или получающим деньги, не разрешается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы сразу после их исполнения подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.

3) Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). До передачи в кассу кассовые ордера и заменяющие их документы регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (каждому присваивается соответствующий номер). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на выплату заработной платы и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их исполнения.

4) Кассовая книга (форма № КО-4). Сразу же после получения или выдачи денег данные приходных и расходных кассовых документов записываются кассиром в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной печатью, а количество листов заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Кассовая книга является регистром аналитического учета к счету 50 «Касса».

На предприятии должна быть только одна книга, и записи в ней ведутся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня».

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег на следующее число и передает в бухгалтерию отчет вместе с приложенными к нему документами под расписку на первом экземпляре кассовой книги.

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Полученные бухгалтерией кассовые отчеты и документы обрабатываются. Каждая запись проверяется по существу, сверяется с первичным документом, после чего проставляется в отчете шифр корреспондирующего со счетом 50 «Касса» синтетического счета и субсчета. Остаток денег на начало дня по отчету кассира бухгалтер сверяет с остатком денег на конец дня, показанным в предыдущем отчете, и проверяет правильность выведенных оборотов и остатка.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, а также кассовая книга могут вестись как ручным, так и автоматизированным способами.

В бухгалтерском учете движение наличных денежных средств и денежных документов учитывается на активном счете 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы денег и денежных документов в кассе предприятия на начало и конец месяца; оборот по дебету — суммы и документы, поступившие в кассу, а по кредиту — выданные суммы и документы, т.е. счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации Киселева Г.В. Бухгалтерский финансовый учет: Учеб. пособие./ Г.В. Киселева. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2007. — 524с..

При ведении бухгалтерского учета в журнально-ордерной форме кассовые операции, записываемые по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в соответствующих журналах-ордерах и в ведомости №1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и ведомости №1 служат отчеты кассира. Способы обработки кассовых отчетов в бухгалтерии зависят от количества кассовых операций в день и от частоты сдачи отчетов. Если число операций невелико, то данные отчетов после группировки их по корреспондирующим счетам заносятся в учетный регистр по счету 50 «Касса», а если в день выполняется 3-15 операций, то по этому счету открывается оборотно-сальдовая ведомость. Если в день выполняется более 15 операций, причем по нескольку операций на один корреспондирующий счет, к отчету прикладываются расшифровки, в которых общим итогом показываются суммы поступивших и выданных средств по данному счету. Информация расшифровок заносится в оборотно-сальдовую ведомость донной строкой.

К счету 50 «Касса» могут открываться при необходимости следующие субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы»;

50-4 «Касса в иностранной валюте»;

50-5 «Касса филиала».

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитываются средства, получаемые организацией при расчетах с населением, т.е. используется для учета денежных средств в кассах вокзалов, товарных контор и эксплуатационных участков отделений связи, остановочных пунктов, билетных и багажных кассах вокзалов, аэропортов, пристаней и т.д.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации денежные документы, ценные бумаги (оплаченные курортные путевки, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, марки госпошлины, вексельные марки и др.), приобретенные на стороне.

Субсчет 50-4 «Касса в иностранной валюте» предназначен для учета кассовых операций в иностранной валюте при осуществлении внешнеэкономической деятельности, в том числе при направлении работников в заграничные командировки.

Субсчет 50-5 «Касса филиала» предназначен для учета кассовых операций обособленных филиалов и представительств, выделенных на отдельный баланс.

Счет 50 по дебету корреспондирует с кредитом счетов: 90 «Продажи» — на поступившие в кассу наличные деньги за реализованную продукцию, работы и услуги; 51 «Расчетный счет» — на суммы, полученные из учреждений банка на различные цели; 99 «Прибыли и убытки» — на излишки денег в кассе, выявленные инвентаризацией; 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — на возвращенные ими в кассу остатки неиспользованных подотчетных сумм; 76 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — на внесенные в кассу платежи в порядке погашения долгов; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — на поступление денег за купленные товары в кредит, в счет погашения займов и рядом других счетов Глушков И. Е. Бухгалтерский (налоговый, финансовый, управленческий) учет на современном предприятии./ И.Е. Глушков. — 12-е изд. Эффективная настольная книга бухгалтера. М.: КноРус, 2005. — 1056с..

По кредиту счет 50 «Касса» корреспондирует с дебетом счетов: 51 «Расчетный счет» — на внесенные в банк наличные деньги; 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» — на выплаты из фонда социальной защиты; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — на выданную наличными зарплату, премии; 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — на выданные авансы в подотчет; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — на выплаты наличными по исполнительным листам, депонентских сумм и т. д.

В кассах предприятий, как правило, хранятся бланки документов строгой отчетности: квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товаросопроводительных документов и т. п. Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются предприятием. Для их учета предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности». Аналитический учет их ведется по каждому виду бланков и местам хранения.

Документальное оформление движения денежных средств в организации

Бухгалтерские записи по учету начисления процентов при размещении

Краткое содержание операции

Расчет бухгалтерии. Выписка банка № 12

Начислены проценты за размещение депозита

Срок погашения депозита еще не наступил (июль 2013 г.). Однако в бухгалтерском учете ООО «Мастер-Сервис» бухгалтер отразит возврат суммы депозита на расчетный счет с учетом начисленных процентов (табл. 2.17).

Бухгалтерские записи по учету поступления денежных средств на расчетный счет при возврате суммы депозита

Краткое содержание операции

Перечисление депозита на расчетный счет

Для автоматизации операций по расчетному и специальному счету необходимо открыть вкладку «Банк»:

Для создания платежного поручения предназначен документ платежное поручение. Следует заполнить необходимые данные: банковский счет (расчетный счет организации, с которого переводятся денежные средства), получатель (контрагент, который является получателем денежных средств «СтройМаш»), счет получателя (расчетный счет получателя, на который переводятся денежные средства), сумма платежа (сумма, которая будет списана с расчетного счета — 130 000), флажок «перечисление в бюджет» необходимо установить, если платежное поручение оформляется на уплату налога или иного платежа в бюджет. После заполнения необходимой информации нажать «записать» и провести документ. Печатная форма — платежное поручение (приложение 19). В программе формируется корреспонденция счетов Д 60.01 К51.

1. Входная информация — платежное поручение.

2. База данных — справочники: получатель, счет получателя, вид платежа.

3. Выходная информация — анализ счета 51, оборотно-сальдовая ведомость по счету 51.

Для создания платежного требования предназначен документ платежное требование. Следует заполнить необходимые данные: банковский счет (расчетный счет организации, на который будут зачислены денежные средства), плательщик (контрагент, которому выставляется платежное требование, в соответствие с условиями договора — «Сибаква»), счет плательщика (расчетный счет плательщика, с которого будут списаны денежные средства), сумма платежа (сумма, которая будет списана с расчетного счета плательщика — 237 000). После заполнения необходимой информации нажать «заполнить» и провести документ. Печатная форма – платежное требование (приложение 20). В программе формируется корреспонденция счетов Д 51 К 62.01.

1. Входная информация — платежное требование.

2. База данных — справочники: получатель, счет получателя, вид платежа.

3. Выходная информация — анализ счета 51, оборотно-сальдовая ведомость по счету 51.

Как отмечалось ранее, у ООО «Мастер-Сервис» установлены специальные системы, которые позволяют обмениваться электронными документами – «Банк-Клиент» с банками, в которых организация имеет расчетные счета. Подразделения и отделы предприятия составляют реестр платежных документов и передают в бухгалтерию. Бухгалтер через Интернет с помощью программы «1С: Предприятие – Клиент-Банка» связывается с компьютером банка, в котором хранится вся информация, и производит выгрузку платежных документов. При этом платежные документы заверяются электронной подписью главного бухгалтера и руководителя организации.

По мере движения на расчетный счет организация получает от кредитной организации выписку из своего расчетного счета, содержащую перечень произведенных по нему за день операций. К выписке прилагаются документы, на основании которых организация зачисляет или списывает средства с расчетного счета организации. Кроме этого, в организации создается выписка из лицевого счета при использовании программы «Клиент-Банк» (приложение 21).

Депозитные счета — для активации данного счета необходимо активировать статьи движения денежных средств (поставить флажок «По статьям движения денежных средств», в закладке «Денежные средства», в настройках параметров учета во вкладке «Предприятие»). Далее необходимо выбрать «банковскую выписку» по видам движения денежных средств, а далее «прочее», заполнить необходимую информацию. В программе формируется корреспонденция счетов Д 55.03 К 51. При этом, организация может использовать выписку с расчетного счета или выписку со специального счета.

1. Входная информация — банковская выписка.

2. База данных — справочники: получатель, счет получателя, вид платежа.

3. Выходная информация —анализ счета 51 или сч. 55.03, оборотно-сальдовая ведомость по счету 51 или 55.03.

Таким образом, на основании первичной информации о безналичном движении денежных средств составляются анализ счета (51 — приложение 22), оборотно-сальдовая ведомость (51 — приложение 23).

Вопрос 1. Документальное оформление движения денежных средств в кассе организации

Кассовые операции – это операции юридических лиц, подразделений, индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов между собой, с банком и (или) с физическими лицами, которые связаны с приемом в кассу и (или) выдачей из кассы наличных денег с отражением этих операций в соответствующих книгах учета, а также хранения наличных денег. Наличные деньги – это денежные знаки в виде банкнот и монет национального банка РБ, находящиеся в обращении и являющиеся законным платежным средством на территории РБ. Для осуществления расчетов наличными деньгами, каждая торговая организация независимо от формы собственности должна иметь специально оборудованную кассу. Прием и выдача наличных денег возлагается на главного (старшего) кассира в организации. При приеме кассира на работу с ним заключается договор о полной материальной ответственности. Кассир организации несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей. Он должен возместить причиненный ущерб независимо от того, нанесен он умышленными действиями или в результате небрежности при выполнении своих обязанностей. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим работникам. В случае необходимости временной замены кассира, его обязанности возлагаются на другого работника, но при этом обязательно должен быть заключен договор о материальной ответственности.

Главная касса организации торговли осуществляет прием выручки из операционных касс, сдачу ее в банк, выдает зарплату работникам и денежные средства под отчет, при необходимости получает денежные средства в банке. Наличные деньги, полученные организациями из касс банка расходуются на те цели, на которые они получены. Организации розничной торговли имеют операционные кассы. Эти кассы предназначены для получения выручки от населения за реализованные ему товары и оказанные услуги. Такие кассы оснащены кассовыми суммирующими аппаратами или специальными компьютерными системами, зарегистрированными в налоговых органах. Учет денежных средств в этих кассах осуществляется в книге кассира-операциониста. Она выдается под расписку в пронумерованном и прошнурованном виде, заверенная подписями руководителя, главного бухгалтера и скрепленная печатью организации. Данные книги кассира-операциониста не являются основанием для записей в бухучете. Они лишь используются для оперативного учета в целях контроля за движением выручки. При проверке денежной наличности во время инвентаризации, в обязательном порядке с кассового аппарата снимается контрольная лента. В конце этой ленты заверяют подписью с проставлением даты и указанием лица, проводившего проверку операционной кассы. Контрольные ленты хранятся в организации до следующей инвентаризации.

Бухгалтерия торговой организации оформляет прием наличных денег приходным кассовым ордером, подписанным главным бухгалтером или лицом им уполномоченным. В приходном кассовом ордере указывается его номер, дата, сумма цифрами и прописью, от кого приняты наличные деньги и основание. До передачи приходного ордера в кассу, он регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных или только приходных ордеров, которым присваивается порядковый номер. Согласно новому законодательству, ведение журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров решает собственник. После получение денег в кассу, приходные кассовые ордера подписываются кассиром и погашаются штампом «ПОЛУЧЕНО» с указанием даты. На принятые денежные суммы выдаются квитанции приходному кассовому ордеру. Выдачи денежных сумм из касс организации производятся по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и др.) с наличием на этих документах реквизитов расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером или лицами ими уполномоченными. В расходных кассовых ордерах указывается номер расходного ордера, дата, сумма цифрами, фамилия имя отчество получателя, основание для составления ордера, сумма прописью к получению и другие реквизиты. После выдачи денег, расходные ордера подписываются кассиром и погашаются штампом «ОПЛАЧЕНО». При выдаче денег по расходному кассовому ордеру, кассир требует предъявления документа, подтверждающего личность получателя денег. Если выдача денег производится по доверенности, то в тексте ордера написано «по доверенности». Доверенность прилагается в платежных документах. Кассовые документы должны заполняться четко и ясно.

Никаких подчисток, помарок или исправлений, даже оговоренных, в кассовых документах не допускается. При получении кассовых документов кассир должен проверить наличие и подлинность подписи главного бухгалтера или лица им уполномоченного, правильность их оформления, на расходном ордере наличие подписи руководителя организации или лица им уполномоченного. Поступление и выдачу наличных денег кассир ведет в кассовой книге в двух экземплярах под копировальную бумагу. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью, а количество листов заверено подписью руководителя и главного бухгалтера. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: неотрывная часть листа, как первый экземпляр, остается в кассовой книге; отрывная часть является вторым экземпляром и служит отчетом кассира. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Кассир ежедневно в кассовой книге подводит итоги оборотов по приходу и расходу денег, выводит остаток на следующий день и передает отчет в бухгалтерию со всеми приходными и расходными документами. Бухгалтерия принимает от кассира отчет под расписку в кассовой книге, обращает внимание на правильность оформления приложенных к отчету документов, сверяет проставленный остаток на начало дня с остатком наличных денег по предыдущему кассовому отчету на конец дня, проверяет тождественность сумм, приведенных в кассовых документах и кассовом отчете, устанавливает правильность подсчитанного остатка денег в кассовом отчете на конец дня. После проверки бухгалтер проставляет счета, корреспондирующие со счетом 50 в особую графу кассового отчета. Если кассовый отчет заполняется с использованием ЭВМ, то получают машинограмму, которая называется «вкладной кассовый лист». Листы нумеруются и собираются в книгу, которая брошюруется.

Документальное оформление движения денежных средств в кассе;

Кассовые операции оформляются с применением унифицированных форм первичной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»: приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассовый ордер (форма № КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3), кассовая книга (форма № КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Прием наличных денег в кассу производится по приходному кассовому ордеру (форма № КО-1). Приходный кассовый ордер выписывает работник бухгалтерии в одном экземпляре на основании кассовых и товарных чеков, авансовых отчетов и других документов. Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом и передается в кассиру для исполнения по нему операции по приему наличных денег в кассу организации. Приходный кассовый ордер состоит из двух частей — самого приходного кассового ордера и квитанции к нему. Лицу, внесшему в кассу наличные денежные средства, выдается квитанция о приеме денег к приходному кассовому ордеру за подписью главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным документам (платежной ведомости, расходной ведомости, заявление на выдачу денег и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны главным бухгалтером и руководителем организации.

Расходный кассовый ордер заполняется работником бухгалтерии в одном экземпляре и передается кассиру для исполнения по нему операции по выдаче наличных денег из кассы организации. Он состоит из двух частей – распорядительной и оправдательной. Распорядительная часть содержит указание на выдачу денежных средств в соответствии с указанным основанием. Оправдательная часть является распиской лица, указанного в распорядительной части расходного кассового ордера, в получении денежных средств

В тех случаях, когда на документах, прилагаемых к расходному кассовому ордеру (заявлениях, счетах и др.), есть разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или документу, его заменяющему, отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя и отбирает расписку получателя.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным ведомостям (расчетно-платежные) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера.

По истечении установленного срока выплаты заработной платы, пособий, стипендий кассир должен:

в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

составить реестр депонированных сумм;

в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью;

записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №».

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны механизированным способом.

Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя или лиц, на это уполномоченных;

правильность оформления документов;

наличие перечисленных приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные ордера или заменяющие их документы после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в кассовой книге (форма № КО-4).

Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера организации или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист кассовой книги (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов в организации кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограмм «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе формы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и все реквизиты кассовой книги. Нумерация листов осуществляется автоматически.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, за год.

При выдаче наличных денежных средств из кассы необходимо соблюдать предельный размер расчетов наличными, установленный для юридических лиц. Согласно указанию ЦБ РФ «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» от 20.06.2007 г. № 1843-У начиная с 22 июля 2007 г. он составляет 100 тыс. руб. по одному договору.

Еще по теме:

  • Юрист в декрете Как я искала работу в декрете – обзор вакансий для мам в декретном отпуске Декретный отпуск во многом, конечно, замечательное время. Мама может проводить со своим ребенком, семьей массу времени, чего не позволяла себе долго. Но порой так устаешь от милых […]
  • Расчет 3-ндфл для ип на осно Как заполнить декларацию 3-НДФЛ для ИП на ОСНО Декларацию 3-НДФЛ обязаны сдавать не только граждане, что получили какую-либо прибыль или желают оформить налоговый вычет. Обязательство подавать отчет о своей деятельности (о прибыли) лежит и на плечах […]
  • Программа судебная власть Программа судебная власть Цель программы – состоит в организации углубленной профессиональной подготовки будущих сотрудников судебной системы, прокуратуры и других правоохранительных государственных и негосударственных органов и организаций к […]
  • Группа компаний юрист спб Группа компаний ЮАП СПБ Адвокаты Санкт-Петербурга №1: безупречная защита и гарантии результата Юрист по недвижимости. Адвокат по недвижимости ВНИМАНИЕ. При заключении договора до г. – вы получите уникальную цену со скидкой на юридические услуги Юристы […]
  • Как написать письмо для отправки резюме Как правильно написать сопроводительное письмо к резюме Сопроводительное письмо является неотъемлемой дополнительной частью резюме, при трудоустройстве в крупную зарубежную или отечественную организацию с западными устоями. Если Вы претендуете на должность в […]
  • Сколько стоит развод в иркутске Служба записи актов гражданского состояния Иркутской области Размеры государственной пошлины за государственную регистрацию актов гражданского состояния, а также за совершение прочих юридически значимых действий В соответствии изменениями, внесёнными […]