Методы закупок и документальное оформление

13.10.2018 Выкл. Автор admin

Методы закупок и документальное оформление

Закупочная логистика — процесс обеспечения предприятий материальными ресурсами, размещения ресурсов на складах, хранения и выдачи в производство. Закупочная логистика определяет, что, сколько, у кого и на каких условиях закупить и как синхронизировать закупки с производством и сбытом, деятельность предприятия с поставщиками.

Цель закупочной логистики — обеспечить производство нужными материалами с максимально возможной экономической эффективностью. Цели закупочной логистики — информационные задачи и задачи реализации. Информационные — определение продуктов и услуг, которые лучше приобрести на стороне. Реализации — соблюдение сроков закупки сырья и комплектующих, обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностью в них. Основу экономической эффективности закупочной логистики составляют поиск и закупка необходимых материалов удовлетворительного качества по минимальным ценам.

Традиционный и логистический подходы к организации службы снабжения
Существуют два подхода к организации службы снабжения на предприятии. Традиционная система предполагает наличие множества поставщиков ресурсов, которые конкурируют друг с другом. При выборе способа транспортировки обеспечивается низкая цена на транспорт и надежность вывоза, но при этом график вывоза составляет поставщик. Упаковка каждого вида деталей и их нумерация производятся при отсутствии четкой характеристики содержания товара. Приемочный контроль проводит сам покупатель. В логистической системе чаще всего имеется единственный источник поставки данной детали. Особое внимание уделяется качеству — главному фактору при заключении контракта.

Основные стадии приобретения материалов
Составление заявок: Заявки на приобретение материалов составляются сотрудниками соответствующих отделов предприятий. В заявках содержится информация о количестве, виде, времени получения материалов, о подразделении, выдвинувшем заявку и ее авторе. Заявки анализируются в отделе снабжения. Целью анализа является уменьшение издержек по каждому виду закупаемых материалов.

Выбор поставщиков, основные критерии: надежность поставщика, качество поставляемых материалов, сроки поставок. Непосредственно после выбора поставщиков осуществляются закупки. Выбор метода закупок, переговоры с поставщиками, условия поставок, оплаты и организации транспортировки материальных ресурсов. На основе принятых решений заключается договор о поставках.

Контроль над выполнением заказов: контроль качества поставки. Завершение процессов поставок материалов. Составляется документ о купле-продаже.

Определение потребностей в материалах
Потребность в материалах — это то количество материалов, сырья, которое необходимо для выполнения заказов.

Потребность в материалах бывает:
— первичной (потребность в готовых изделиях, деталях на продажу и в покупаемых запасных частях);
— вторичной (потребность в комплектующих, деталях для производства готовой продукции предприятия);
— третичной (потребность во вспомогательных материальных ресурсах производственного значения).

В зависимости от учета наличных запасов материалов потребность в материалах классифицируется на брутто-потребность и нетто-потребность. На практике суммарная потребность отличается от брутто-потребности из-за брака в производстве, а также по причине ремонта, проведения технического обслуживания и профилактических работ на оборудовании.

Методы определения потребностей в материалах
Для эффективности работы предприятия необходимо прогнозировать потребности. Для этого используется ряд методов:
Детерминированные методы расчета — когда известны определенный период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам. В группе детерминированных методов можно выделить:
— аналитические методы, к которым относятся:
— метод уровневого построения изделия
— метод уровневого размещения запасов
— синтетические методы.

Стохастические методы расчета — основой для расчета являются статистические данные об использовании материальных ресурсов за прошлые периоды, дающие ожидаемую потребность. В группе стохастических методов можно выделить:
— аппроксимация средних значений, при которой рассчитываемая потребность определяется усреднением значений потребностей в материалах, известных заранее
метод экспоненциального сглаживания;
— регрессионный анализ.

Эвристические методы расчета — отсутствие начальных данных или нехватка времени не позволяют использовать другие методы расчета и потребность в материалах определяется на основе опыта специалистов.

Обеспечение производства материалами
Методы материального обеспечения производства можно разделить на группы: Показный метод — используется при единичном мелкосерийном производстве. Он целесообразен при приобретении высококачественных материалов и деталей с большими габаритными размерами, складирование которых затруднено. Материальное обеспечение на основе плановых заданий — основано на детерминированном методе расчета потребностей. Исходными данными являются первичная потребность и спецификации. На их основе определяется вторичная и дополнительная потребность — общая брутто-потребность рассчитывается как сумма первичной, вторичной и дополнительной потребности. В процессе применения данного метода используются следующие понятия:
— складской запас — количество материалов, предназначенных для производственного потребления;
— намеченный запас — количество материалов, предназначенных для реализации;
— цеховой запас — материалы, полученные со склада и находящиеся в цехе с целю дальнейшей переработки.

Материальное обеспечение на основе осуществляемого потребления. Метод основан на создании дополнительного запаса материальных ресурсов с целью покрытия любой возникающей потребности до прибытия новой поставки материалов. Он предполагает своевременное пополнение запасов. После определения потребностей и расчета их количества предприятию нужно решить — закупать те или иные материалы или производить самостоятельно. К внешним факторам принятия решения относится степень развития логистических отношений в данной экономической системе. Решение о выгодности закупок принимается, если потребность в комплектующих изделиях невелика, отсутствуют необходимые для производства мощности. Решение о выгодности собственного производства принимается, если происходит снижение деловой активности, потребность в комплектующих стабильна велика, комплектующее изделие может быть изготовлено на имеющемся оборудовании. Помимо качественного анализа перечисленных факторов, для принятия решения необходимо сопоставить затраты. Затраты на закупку, затраты на собственное производство состоят из затрат (стоимости сырья, энергии, рабочей силы, хранения, расходов — возможных затрат на организацию производства покупку, доставку, монтаж оборудования, обучение рабочих).

Методы закупок
Выбор метода закупок зависит от объема партии поставляемых ресурсов, периодичности закупки ресурсов, профиля фирмы, возможностей заказчика, типа изделий, наличия и вида складов, системы контроля над составлением запасов. Закупка товаров одной партией — поставка товаров большой партией за один раз. Преимущества исключаются неравномерность и неритмичность снабжения предприятия ресурсами, скидки.. Недостатки — затраты на складирование.
Регулярные поставки мелкими партиями. Преимущества — снижение затрат на складирование, экономия оборотных средств. Недостатки — возможность отклонения от условий поставок — логистические операции, связанные с управлением трудоемки. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Метод используется там, где закупаются дешевые и быстро потребляемые товары. Преимущества — капитал быстрее оборачивается, затраты на складирование и хранение снижаются. Получение товара по мере необходимости. Выбрав поставщика, предприятие направляет ему заказ на поставку ресурсов. преимущества — отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества товаров, ускорение оборота капитала. Закупка товара с немедленной сдачей. Метод применяется при покупке нечасто используемых товаров. Недостаток — увеличение издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, мелкими размерами заказов и поставщиков.

Задача выбора поставщика
Важной функцией службы снабжения предприятия является выбор поставщика. Он проводится в три этапа: поиск потенциальных поставщиков; анализ потенциальных поставщиков; оценка результатов работы с поставщиками.
Существует два метода организации выбора поставщика: через торгового агента фирмы; через посредника. Методы привлечения потенциальных поставщиков являются конкурсные торги и письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Критерии выбора поставщика:
— Стоимость приобретения продукции или услуг включает в себя цену продукции или услуг.
— Качество продукции, удовлетворяющее запросы покупателя.
— Надежность обслуживания, т.е. гарантировать обслуживания покупателя нужными ему ресурсами.

Виды закупок
Закупки в логистике снабжения можно классифицировать по типу потребности: сырье, особые товары, комплектующие, энергоресурсы, вспомогательные материалы, инструмент, запасные части, упаковка, услуги; по частоте закупок: разовые, редкие; по назначению: замещение запаса, обеспечение потребности; по природе товарно-материальных ценностей: физические, химические; по виду транспортировки: автомобильные перевозки, авиаперевозки, железнодорожные перевозки, речные и морские перевозки; по предназначению товара: для внутреннего потребления, конечного пользователя.
Кроме этой классификации можно выделить международные и государственные закупки как отдельные виды. Международные закупки производятся по причине того, что цена оказывается более низкой, чем цена товара внутренних поставщиков. Государственные закупки имеют методы закупочной логистики производственных организаций, но добавляют свою специфику. Государственные закупки направлены на гарантированное снабжение, повышение качества закупаемой продукции.

Реализация закупок
Контракт — документ, на основании которого осуществляется закупка и другие логистические операции. Контракт должен содержать основные элементы:
— Полное наименование юридических лиц.
— Фамилии лиц, уполномоченных подписывать контракт.
— Основание, в силу которого данные лица имеют право подписывать контракт.
— Существенные условия контракта.
— Юридические адреса и банковские реквизиты.
— Подписи сторон.
В реализации плана закупок большое значение имеют приемка продукции и документальное оформление поставок.

Методы закупок и документальное оформление

В логистике коммерции существует ряд наработанных алгорит­мов к организации закупок. Службы снабжения используют раз­личные методы приобретения материалов и комплектующих в ком­плексе для достижения максимально желаемого эффекта посред­ством компромисса.

Среди наиболее широко используемых методов закупок мож­но перечислить следующие:

A. открытые заказы. Данный метод представляет собой техни­ку поставок, при которой заказ в процессе выполнения мо­жет быть уточнен или скорректирован (в отношении объема текущей поставки). Заказ определяется контрактом на за­купку определенного количества единиц товара, но без пра­ва отгрузки поставщиком до получения соответствующего требования от заказчика;

Б. закупки без счетов-фактур. Представляет собой технику по­ставок, при которой один постоянный поставщик снабжает заказчика всеми необходимыми материалами и комплекту­ющими. Оплата услуг поставщика производится на основе расчета количества материалов, использованных заказчиком за отчетный период;

B. электронные заказы и фонд перечислений. Этот метод пред­ставляет собой технику поставок, при которой действует электронная система заказов, акцептуется 100 % товаров и производится оплата с помощью электронного фонда пере­числений за полученные единицы товаров;

Г. закупки без запасов. Представляет собой метод поставок, при котором запасы для потребителей поддерживает поставщик. Поставщик выбирает требующийся заказчику продукт в нуж­ном количестве, формирует отправку и упаковку;

Д. закупка по стандарту. Представляет собой технику поста­вок, при которой их содержание и порядок осуществления регламентируются стандартами, приемлемыми для постав­щика и потребителя.

В рамках очерченных методов закупок реализуются следующие виды закупок, обладающие определенными «плюсами» и «минусами»:

А. закупка товара одной партией (оптовая закупка). Преиму­щества данного вида закупок: простота оформления до­кументов, оптовые скидки. Недостатки: большая потреб­ность в складских помещениях, замедление оборачивае­мости капитала;

«Б. регулярные закупки мелкими партиями. Заказывается опреде­ленное количество товара, которое поставляется партиями в течение определенного периода. Преимущества: ускоряет­ся оборачиваемость капитала, экономия складских помеще­ний, простота документального оформления. Недостатки: вероятность заказа избыточного количества, необходимость оплаты всего количества, указанного в заказе;

В. ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомо­стям. Используются при закупке дешевых и быстро исполь­зуемых товаров. Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала, снижение затрат на складирование, своевремен­ность поставок. Недостатки: необходимость вести перманен­тный мониторинг цен;

Г. получение товара по мере необходимости. Отличается от ре­гулярной закупки тем, что количество не устанавливается, а определяется приблизительно; оплачивается только постав­ленное количество товара; поставщики перед каждой постав­кой связываются с покупателем; по истечении срока кон­тракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены. Преимуще­ства: отсутствие твердых обязательств по закупке определен­ного количества, ускорение оборота капитала. Недостатки: высока вероятность срыва поставки из-за внешних факто­ров, при такой организации закупок необходимо в первую очередь отслеживать финансовое состояние поставщика. При реализации закупок необходимым условием является оп­лата заказанных товаров. Фирме, приобретающей сырье, материа­лы и комплектующие, необходимо:

* по получении счета удостовериться, что он предназначен ей; » сверить номер заказа, указанный в счете, с номером заказа в имеющейся в офисе-заказчике копии, а также с уведомле­нием о получении товара со склада (от отдела получателя). Если в документах нет противоречия, бухгалтерия оплачивает счета. При оплате счетов используются, как правило, безналичные расчеты, но могут производиться также наличные платежи, если иное не установлено законом. При осуществлении расчетов допус­каются расчеты платежными поручениями, по аккредитиву, чека­ми, расчеты по инкассо и в других формах, не преследуемых законом, установленными в соответствии с ним банковскими правила­ми и применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота. Стороны по контракту (договору) могут избрать и устано­вить любую из указанных форм расчетов.

1. Расчеты платежными поручениями. При расчетах платежны­ми поручениями банк обязуется по поручению плательщика за счет средств, находящихся на его счете, перевести необходимую денеж­ную сумму на счет указанного плательщиком лица в этом же или ином банке в срок, установленный законом, если более короткий срок не предусмотрен договором банковского счета либо не опре­деляется применяемыми в банковской практике обычаями дело­вого оборота.

2. Расчеты по аккредитиву. При расчетах по аккредитиву банк, действующий по поручению плательщика об открытии аккреди­тива и в соответствии с его указанием (банк-эмитент), обязуется произвести платежи получателю средств или оплатить, акцепто­вать или учесть переводной вексель либо дать полномочие друго­му банку (исполняющему банку) произвести платежи получателю средств или оплатить, акцептовать или учесть переводной вексель.

3. Расчеты по инкассо. При расчетах по инкассо банк (банк-эмитент) обязуется по поручению клиента осуществить за его счет действия по получению от плательщика платежа и (или) акцепта платежа.

4. Расчеты чеками. Чеком признается ценная бумага, содержа­щая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку про­извести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. В качестве плательщика по чеку может быть указан только банк, где чекодер­жатель имеет средства, которыми он имеет право распоряжаться путем выставления чеков.

В рамках указанных форм расчеты могут производиться с час­тичной предоплатой и по факту получения товара, с предоплатой полностью за весь товар, оплатой в рассрочку и т. д. В любом слу­чае способ платежа оговаривается в контракте купли-продажи. Не­медленная или предварительная оплата товара может дать право на скидку от обшей стоимости полученных товаров. С другой сто­роны, оплата товара по истечении какого-то срока означает, что сумма, которая должна быть выплачена поставщику, может быть использована на другие нужды. В этой связи, определяя способ пла­тежа, необходимо тщательно взвесить все его достоинства и недо­статки, равно как и свои возможные выгоды и потери.

Задачи закупочной логистики:

Определение потребности в материальных ресурсах. Идентификация внутрифирменных потребителей ресурсов. Устанавливаются требования к весу, размерам, сервису и другим параметрам поставок.

Исследование рынка закупок. Идентификация возможных поставщиков, предварительная оценка всех возможных источников.

Поиск потенциальных поставщиков

Объявление конкурса. Тендер.

Разработка тендерной документации

Публикация тендерной документации

Приемка и вскрытие тендерных предложений

Оценка тендерных предложений

Предложение и присуждение контракта

Изучение рекламных материалов, фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации

Посещение выставок и ярмарок

Переписка и личные контакты

Анализ потенциальных поставщиков. Критерии

Удаленность от потребителя

Сроки выполнения текущих и экстренных заказов

Наличие резервных мощностей

Организация управления качеством

Способность обеспечить поставку запасных частей

Финансовое положение поставщика

Оценка результатов работы с поставщиками

Осуществление закупок (выбор метода закупок, разработка условий поставки и оплаты, организация транспортировки)

Закупка товара одной партией (оптовая закупка). Преимущества: простота оформления документов, оптовые скидки. Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

Регулярные закупки мелкими партиями. Заказывается определенное количество товара, которое поставляется партиями в течение определенного периода. Преимущества: ускоряется оборачиваемость капитала, экономия складских помещений, простота документального оформления. Недостатки: вероятность заказа избыточного количества, необходимость оплаты всего количества, указанного в заказе.

Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Используется при закупке дешевых и быстро используемых товаров. Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала, снижение затрат на складирование, своевременность поставок.

Получение товара по мере необходимости. Отличается от регулярной закупки тем, что количество не устанавливается, а определяется приблизительно; оплачивается только поставленное количество товара; поставщики перед каждой поставкой связываются с покупателем; по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены. Преимущества: отсутствие твердых обязательств по закупке определенного количества, ускорение оборота капитала.

Контроль поставок (качество, сроки). Показатели:

Совокупный торговый оборот.

Общий объем закупок.

Размер отдельных закупок.

Затраты на оформление и передачу заказов.

Количество договоров на поставку.

Условия платежа и поставки

Подготовка бюджета закупок. Определяются следующие виды затрат:

Затраты на выполнение заказа по основным видам материальных ресурсов.

Затраты на транспортировку, экспедирование и страхование.

Затраты на грузопереработку.

Затраты по контролю за соблюдением условий договора поставки.

Затраты на приемку и проверку материальных ресурсов.

Затраты на поиск информации о потенциальных поставщиках.

Задача «сделать или купить» в закупочной логистике – принятие одного из двух альтернативных решений:

Самостоятельно формировать ассортимент, закупая товарные ресурсы у производителя.

Закупать товарные ресурсы у посредника, специализирующегося на разукрупнении производственных партий и формировании широкого ассортимента.

Причины выгодности работы с посредниками:

Возможность приобретения широкого ассортимента небольшими партиями. Уменьшается потребность в складах.

Цена товара у посредника может быть ниже, чем у изготовителя.

Система поставок «точно в срок» — система производства и поставки комплектующих или товаров к месту производственного потребления или к моменту продажи в торговом предприятии в требуемом количестве и в нужное время.

Методы закупок и документальное оформление

ЛЕКЦИЯ № 3. Закупочная деятельность в логистике

1. Классификация запасов

Запасы требуют больших капиталовложений, являясь одним из факторов, определяющих политику предприятий и воздействующих на уровень логистического обслуживания в целом.

Товарно-материальные запасы, являясь своего рода страховкой, всегда считались фактором, обеспечивающим гибкое функционирование материально-технического снабжения. Есть три вида товарно-материальных запасов: сырье, продукция на стадии изготовления и готовая продукция.

В свой черед они делятся на надлежащие части в зависимости от их целевого назначения: переходные, циклические, страховые. К переходным запасам относятся технологические, движущиеся из одной логистической системы в другую. К циклическим запасам относят текущие запасы в одну партию, или создаваемые в период среднестатистического производства.

К страховым запасам относят резервные, организованные на случай непредвиденных изменений спроса и т. п.

Основной причиной создания товарно-материальных запасов является стремление к экономической безопасности субъектов производственной деятельности.

Прогнозирование дефицита – сильнейший стимул к созданию запасов. Существует несколько уровней издержек при наличии дефицита запасов.

1. Издержки, возникающие в связи с невыполнением или задержкой заказа. Приводят к дополнительным затратам на продвижение и отправку дефицитного заказа.

2. Издержки при потере постоянного клиента. В случаях, когда заказчик вынужден искать другую фирму, теряется не только торговая сделка, но и постоянный клиент.

3. Издержки потери сбыта при отсутствии нужного товара (материала, сырья и т. д.) – заказчик вынужден искать его в другой фирме. Цена упущенных или нереализованных торговых сделок ниже цены дефицита запасов.

В нее включаются потеря времени на изготовление продукции, рабочего времени, потеря времени из-за переходов между сложными технологическими процессами.

Технологические и переходные запасы. Объемы переходных запасов будут велики, когда перемещение запасов занимает много времени, при длительных сроках реализации товара, при больших временных интервалах между моментами выхода товара и его прибытия на склад.

Циклические запасы, или запасы объемом в одну партию товара.

Особенностью большинства предпринимательских систем является заказ большого количества товара, избыточного по объему. Это вынуждает заказчика хранить некоторое время часть товара на складе.

Буферные, или страховые запасы. Если спрос превышает ожидания, источником снабжения становится резервный запас. Чрезвычайно редко удается точно спрогнозировать спрос на товары, что относится и к срокам реализации заказов. Это делает необходимым создание «аварийного источника» снабжения.

Определение уровня резервных запасов зависит от сроков восстановления уровня запасов и возможности их колебания; от изменчивости спроса на определенные товары на протяжении срока выполнения заказа; от существующей на данный момент стратегии обслуживания заказчиков.

Непростое дело – определение уровня резервных запасов в условиях нестабильности сроков реализации и изменчивости спроса на товар.

Создание товарно-материальных запасов в фирмах различных отраслей экономики определяется той характерной ролью, с которой они выступают в ходе производства продукции. Это объясняет различность подходов к роли капиталовложений в определенной области и служит определению основных задач, поставленных в процессе производства.

На предприятиях отдельных отраслей народного хозяйства приоритетной задачей является контроль за ресурсами, в других – контроль за готовой продукцией.

Если предприятие специализируется на инвестиционных товарах, то основная часть организационных усилий приходится на незавершенные производства. Производят продукцию по заказам потребителя фирмы, выпускающие железнодорожный и подвижной состав. В этой отрасли нет необходимости делать запасы, никто не будет просто так изготавливать, например, дизельный двигатель.

В швейной промышленности с учетом непостоянства моды есть резон в небольшом количестве запасов. Изготовление полуфабрикатов и вкладывание в это средств позволяет оперативно реагировать на изменение потребностей рынка изделий.

Диаметрально противоположная ситуация на предприятиях, занимающихся изготовлением шин. От того, насколько быстро удовлетворяется спрос, зависит успех предприятия.

В связи с этим готовые изделия всегда должны быть в наличии. На заказ шины изготавливаются крайне редко, потребители отдают предпочтение определенной марке.

На предприятиях шинной продукции инвестиции в запасы сырья и незавершенное производство неэффективны и поддерживаются на минимальном уровне.

2. Основные понятия закупок

Процессы закупок относятся к широкому диапазону сырья и материалов и охватывают большое количество мероприятий.

С логистическими процессами закупок связаны важнейшие вопросы, такие как:

1) своевременность и качество поставок, комплектность. Они обусловливают бесперебойность обслуживания производственных процессов.

2) вещественные и информационные процессы на стадии закупки объединяют много функций и узких задач. Связанные с основной деятельностью любого предприятия (в основном промышленного) ответы на важнейшие вопросы определяют главное содержание процессов закупки. Перед закупочной деятельностью необходимо ответить на несколько вопросов.

Во-первых, покупать или производить самим. Перед принятием решения провести полный анализ, учитывая интересы подразделений предприятия, и при этом руководствоваться следующими мотивами.

Собственное производство отличается высоким уровнем добавленной стоимости, наличием уникальной технологии, опережающим характером производимой продукции. Приобретение сокращает производственные мощности и является доступом к современной технологии. Решение в пользу собственного производства или приобретения принимается на ранней стадии разработки изделия.

Во-вторых, сколько закупать. Этот вопрос связан с планированием обеспечения потребностей в материалах и управлением запасами.

В-третьих, когда закупать. Решение этого вопроса связано с организацией поставок вместе с производственными потребностями и учетом информации о методах управления запасами.

В-четвертых, где закупать. Вопрос говорит сам за себя. Предприятие должно определиться с выбором места закупок и поставщиков.

Как и с первым вопросом, решение этого вопроса требует детального анализа предполагаемых источников снабжения и возможных поставщиков.

3. Сущность закупочной деятельности

Предприятия независимо от вида деятельности закупают сырье, материалы, сопутствующие товары, услуги.

Все это необходимо для формирования хозяйственной деятельности, в первую очередь производственной и сервисной. Торговые предприятия осуществляют закупку товара для последующей перепродажи.

Учреждения и организации для выполнения возложенных на них функций также участвуют в процессе закупок товаров и услуг.

Особая роль функции закупок с целью их дальнейшей переработки или перепродажи обусловливает распространенность этих процессов для любого предприятия, что делает их влияние на экономику производства существенным, а по каким, то параметрам и решающим.

Предпосылками важности процессов закупки для формирования экономики предприятий являются: эффективность удовлетворения потребностей в материалах, энергии и услугах. Зависит от бесперебойности функционирования предприятия.

Основным компонентом затрат на работу предприятия считается стоимость используемых ресурсов и материалов. Здесь имеются возможности для сокращения затрат. Под влиянием процессов закупки формируется значительная часть оборотных средств, особенно степень и структура материальных запасов, а также незаконченной продукции.

В структуре закупок прогрессирующие процессы увеличивают долю готовых деталей как в сфере производства продуктов, так и в оказании услуг. Без тесного сотрудничества с поставщиками не может быть реализована стратегия обеспечения качества продукции.

Перечисленные факторы подтверждают растущее значение процесса закупок, обязательность анализа их протекания.

Можно назвать и другие причины, тесно связанные с логистикой процессов закупок и оказывающие влияние на экономику предприятий.

1. Обеспечение высокой динамикой материальных и информационных потоков, укрепление рыночных позиций предприятия приводит к снижению расходов, повышению качества обслуживания клиентов.

2. Здания и складские помещения, транспортные средства, машины и техническое оборудование, служащее для передвижения и хранения материалов, нуждаются в привлечении большей части основных средств в производственную инфраструктуру логистических процессов сферы закупок.

3. Основная численность работников в подразделениях, связанных с закупками, выполняет физические и информационные функции. К росту издержек хранения приводит наличие запасов материалов, незавершенной продукции, товаров и т. п.

Перечисленные факторы доказывают существенное влияние процессов закупок на всю деятельность предприятия. Они позволяют повышать конкурентоспособность и определяют уровень затрат. Процесс планирования и организации закупок требует соответствующего подхода, широкого спектра материальных и сырьевых ресурсов, имеющих различную степень технической готовности к использованию и обработке.

На большинстве предприятий структура материальных потребностей достаточно сложна. Выделим несколько групп объектов закупок, для которых применяются схожие процедуры организации данного процесса:

1) подлежащие переработке на определенном предприятии в ходе реализации или технологических процессов исходные ресурсы и материалы;

2) используемые при сборке изделий на предприятии в конечной фазе готовые комплектующие элементы;

3) полуфабрикаты, подлежащие обработке;

4) сборочные единицы и комплектующие узлы;

5) материалы общего назначения;

6) топливо твердое, жидкое и газообразное, а также все виды энергии.

Здесь перечислено несколько групп продуктов, выступающих в роли предметов закупок.

Некоторые специфические условия должны выполняться в процессе закупки продуктов каждой группы. Требуются соответствующая техническая инфраструктура и отдельные соглашения об основных параметрах для поставки тепловой и электрической энергии или газа.

Необходимы согласования, основанные на многолетних договорах, для поставки технически сложных узлов, используемых как компоненты готовой продукции.

Управление процессами закупок считается важнейшим видом деятельности соответствующих подразделений предприятия.

4. Управление заказами, подготовка заказов

Оптимальное количество товара определяет такой размер заказа, при котором стоимость получения и хранения одной единицы товара является минимальной. Но это совсем не значит, что цена на единицу товара должна быть самой низкой. Необходимо рассчитать все связанные с заказом затраты для определения ее оптимального размера.

При любой системе пополнения запасов необходимо ответить на основные вопросы: когда делать заказ и сколько товара заказывать. При системе жестких интервалов между заказами выбираются строго установленные сроки предоставления заказов, этим решается вопрос «когда?». Ответить нужно на вопрос «сколько?».

Для этого выбирают и фиксируют в карточках учета или в компьютере величину максимального или нужного запаса для каждого товара.

В период до следующего пополнения запаса имеющийся запас и дополнительный приход по предыдущему заказу должны быть достаточны для удовлетворения спроса.

При работе по системе пополнения запасов через жесткие временные интервалы ничто не препятствует использованию оптимальных заказов, а именно для товара повышенного спроса в момент между поставками.

Заказчики стараются более точно рассчитать и в нужный момент скорректировать размеры нужных запасов товара, что способствует точности выполнения заказа и уменьшению расходов по закупкам и содержанию товаров.

Оптимальные размеры заказов выбираются при сопоставлении затрат на содержение запаса и расходов на заказы.

Для того чтобы ответить на вопрос, когда следует заказывать, нужно определить момент заказа или пополнения запасов по каждой позиции.

Определение такого момента основывается на сроках доставки товаров по заказам.

Большинство организаций имеют страховой запас на случай срыва поставок. Масштаб страхового запаса определяется по тому же моменту для каждого наименования товара и выражается в процентах к количеству единиц, реализуемых в течении срока поставки.

Страховой запас исключает возникновение дефицита. Чтобы определить момент заказа, нужно определить уровень страхового запаса, который обеспечивает нужную степень защиты против дефицита.

Чем выше точка заказа, тем минимальней вероятность дефицита, но при этом возникают большие издержки по содержанию дополнительного запаса.

Задача состоит в определении такого момента заказа, чтобы потери от дефицита покрывались издержками на содержание дополнительных запасов.

Вероятность появления дефицита является базой для определения момента заказа.

При этом необходимо определить уровень риска. Если организация хочет никогда не допускать дефицита запасов, она обязана иметь излишние страховые запасы, при этом их размер таков, что более правильно согласиться с дефицитом и попытаться лишь сократить частоту его возникновения.

Момент заказов нужно устанавливать на границе, когда затраты на содержание и потери от дефицита являются самыми меньшими, или на границе, при которой сокращение потерь от дефицита, возникшее из-за прибавления лишней единицы в момент заказа, равно прибавочной стоимости содержания этой единицы.

5. Формы организации закупочной деятельности

Выбор формы закупок зависит от сложности конечного продукта, от набора комплектующих изделий и материалов.

Основными формами закупок являются:

1) закупки большими партиями (оптовые закупки);

2) периодические закупки мелкими партиями;

3) различные комбинации перечисленных методов и закупка по мере необходимости.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся формы:

1. Закупка товара одной партией.

Преимущества оптовой поставки заключаются в простоте оформления документов, гарантии поставки всей партии, повышении торговых скидок из-за приобретения товара большой партией.

Недостатком является большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

2. Периодические закупки небольшими партиями. Покупатель заказывает необходимое количество товара, которое поставляется ему партиями в течение определенного отрезка времени.

Преимущества такой формы закупки заключаются в ускорении процесса оборачиваемости капитала, так как товар оплачивается по мере его поступления. Достигается экономия на процессе хранения и складских помещениях, сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только один заказ на всю поставку.

Недостатком этой формы закупки является вероятность заказа излишнего количества, необходимость оплаты всей партии товара сразу.

3. Ежедневные или ежемесячные закупки по котировочным ведомостям.

Где закупаются дешевые и быстро используемые товары, широко применяется такая форма закупки.

Котировочная ведомость содержит сведения о полном перечне товаров, количестве имеющегося на складе товара, а также требуемом количестве товара.

Преимущество данной формы – в ускорении оборачиваемости капитала, своевременности поставок и снижении затрат на складскую деятельность.

4. Получение товара по мере необходимости. Эта форма имеет не только схожесть с формой регулярной поставки, но и ряд характерных особенностей:

1) количество закупок здесь не устанавливается, а определяется приблизительно;

2) поставщики должны связываться с покупателем перед выполнением каждого заказа;

3) поставленное количество товара подлежит оплате, заказчик не обязан принимать и оплачивать товары по истечении срока контракта.

Преимуществом является отсутствие конкретных обязательств по покупке определенного количества, ускорение оборота капитала, небольшое количество работы по оформлению документов.

5. Закупка товаров с немедленной сдачей. Область применения этой формы – покупка нечасто используемых товаров, при невозможности получения их по мере надобности. Товар заказывается по мере необходимости и привозится непосредственно со складов поставщиков.

Минус этой формы состоит в увеличении издержек, связанных с необходимостью скрупулезного оформления документов при каждом заказе, увеличением количества поставщиков и измельченностью заказов.

6. Структура затрат в закупочной деятельности

Важнейший элемент в политике закупок – анализ цены приобретаемых товаров.

Используются различные виды расчетов для анализа стоимости собственного производства и цены закупок.

Показатель общих издержек делится на показатель произведенной продукции (простой метод калькуляции).

Издержки разбиваются по отдельным статьям и берутся усредненно (калькуляция по эквивалентным показателям).

Точный учет издержек по каждой операции (постоянная калькуляция).

Дополнительные работы и услуги, таможенные пошлины, затраты на транспортировку, подготовку документов и т. п. учитывает анализ цен.

Существует несколько видов анализа цены.

1. Постатейной оценкой определяют цену нетто с учетом подготовительных расходов (анализ цен по пути от возникновения продукта до его поступления потребителю). На основании предположительных оценочных критериев определяется, сколько данный продукт или услуга может стоить на рынке (анализ цены на основании его востребованности).

2. Дополнительный учет расходов на контроль, финансирование, хранение (анализ цены, рассчитанной от общей стоимости произведенных работ и услуг). С помощью разделения издержек на первичные и последующие для определения цены на партию товара (анализ цены с учетом возможности ее повышения на аналогичные товары).

3. Сравнивается старое и новое коммерческое предложение с учетом изменений в используемом сырье, издержек рыночных отношений (анализ цены во временном отрезке).

При разработке долгосрочных договоров с учетом переменчивости изменения цен (анализ с помощью скользящих цен).

4. Учет курса валют, биржевых курсов, таможенной статистики (анализ цен на основании открытых данных).

5. Анализ цены по первичным затратам на единицу продукции.

6. Анализ цены с помощью изменяющейся тенденции освоения новой продукции.

Покупатель при осуществлении закупок не обязательно должен рассчитывать составляющие цены приобретаемого товара. Но в последнее время между покупателем и продавцом происходит обмен данными, содержащий состав издержек производства и других элементов, из которых складывается цена продукта закупок.

Такая практика получила особенно широкое применение при заключении долгосрочных договоров о поставках.

В поле зрения органов материально-технического обеспечения находятся транспортные расходы. Вид транспорта, скорость доставки, партионность грузов, способ их упаковки, методы перегрузки в случае смешанных перевозок принимаются во внимание вместе с дальностью перевозок.

7. Документальное оформление заказа

Использование большинством фирм в условиях рыночной экономики сложившихся ранее документов во многих случаях не удовлетворяет современным требованиям.

Относительно ведения документации по закупкам руководителям соответствующих отделов целесообразно разработать стандартные бланки.

В них рекомендуется:

1) обозначить его, в целях выделения бланка заказа среди других документов словом «заказ» или «заказ на поставку»;

2) присвоить документу порядковый номер. Он применяется в документах, прилагаемых к копии заказа (товарно-транспортная накладная, счет-фактура и т. п.).

Наличие порядкового номера поможет быстрому поиску нужного документа;

3) указать название и адрес компании. Эти сведения служат информацией поставщику, с кем ему предстоит иметь деловые отношения, куда поставлять товар и отсылать счет;

4) в бланке заказа должно быть указано должностное лицо, желательно, чтобы им являлся человек, стоящий у истока заказа. Это поможет поставщику при необходимости решить возникшие у него проблемы с конкретным человеком.

Ему же он может адресовать интересующие его вопросы, связанные с заказом;

5) указывается дата, наименование и адрес поставщика.

6) поставить сроки и указать количество поставляемых товаров;

7) описать товар. В заказе на поставку должны быть четко определены необходимые товары со ссылками не предложение о закупках и заявкой на спецификацию;

8) если адрес поставки не тождественен основному адресу предприятия, названного в бланке заказа, необходимо его указать;

9) цена на товар должна быть проставлена в бланке заказа во избежание конфликта при расплате за поставленные товары;

10) нужно предоставить свои банковские реквизиты, чтобы не возникали различные финансовые недоразумения.

Для правильного оформления операций поставок необходимо тщательно работать с документами, их отражающими.

Копия заказа направляется в подразделения потребителя для проверки на соответствие уведомлениям о поставке поступившего товара.

При проверке используется описание товара.

Уведомление об отгрузке направляется поставщиком после подготовки продукции к отправке. В этом документе указывают номер заказа и время поставки.

Когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы, оформляется документ поставщика. В нем указывается:

1) адрес отправителя и его название, описание продукции, количество мест, вес продукции, специфика транспортировки, название поставщика. Для информирования подразделений-потребителей о факте доставки товара, для контроля бухгалтерией соответствия уведомления об отгрузке товара подтверждением получения поставки являются копии заказа и счета;

2) номер сопроводительного письма, дата поставки, способ транспортировки, отправитель – все это в книге регистрации товаров вместе с их кратким описанием. Некоторые предприятия не используют приведенные виды уведомления, предпочитая хранить нужные сведения непосредственно в компьютере, но при недобросовестнности поставщика лучше иметь письменные документы;

3) не будет лишним в некотором документе описывать брак и другие недостатки предоставленного товара для принятия нужных мер отделом закупки.

8. Эффективность закупочной деятельности

Основу экономической эффективности закупочной логистики составляют поиск необходимых материалов удовлетворительного качества и закупка их по минимальным ценам.

Вопрос цен – главный в изучении рынка, проводимом соответствующими подразделениями предприятий, но анализ возможных логистических расходов и сроков поставок тоже играет не последнюю роль. Для оптового покупателя требуется точный расчет издержек. Расчет затрат на приобретение сырья и материалов зачастую определяет дальнейшую стратегию производства и сбыта конечной продукции.

Успешное осуществление закупок предполагает использование обширной информации о рынках, где они осуществляются. Оптимизация звена логистической цепи закупок влияет не только на внешние факторы, но и на внутренние приоритеты, связанные с разностью понимания оптимальности работы и значением иных звеньев, что инициирует важность в поиске экономических компромиссов между различными структурными подразделениями. Эффективности процесса способствует соблюдение этических норм партнерства. В основе находятся оптимизированные отношения между производителем, кредитором и поставщиком.

9. Приемка поставляемой продукции

Важное значение в реализации плана закупок имеют приемка продукции, документальное оформление поставок, проверка количества и качества товара.

При приемке продукции необходимо убедиться, что полученный товар соответствует определенному качеству, находится в нужном количестве, получен от своего поставщика в оговоренное время за обусловленную плату. В целях сокращения времени, стараний и средств нужно позаботиться, чтобы складские помещения, места разгрузки и приемки товара находились как можно ближе друг от друга и поблизости от производственных помещений. Для экономии затрат на погрузочно-разгрузочные работы необходимо составить график поставок, согласованный со всеми поставщиками. В нем предусмотреть, чтобы сырье поставлялось в строго определенные дни, а другие материалы – по мере необходимости.

Эти меры позволят не отрывать рабочих от основного производства для разгрузки не вовремя прибывшего транспорта.

Приемка товара осуществляется на основании документов, составляемых при доставке.

Еще по теме:

  • Расчет 3-ндфл для ип на осно Как заполнить декларацию 3-НДФЛ для ИП на ОСНО Декларацию 3-НДФЛ обязаны сдавать не только граждане, что получили какую-либо прибыль или желают оформить налоговый вычет. Обязательство подавать отчет о своей деятельности (о прибыли) лежит и на плечах […]
  • Программа судебная власть Программа судебная власть Цель программы – состоит в организации углубленной профессиональной подготовки будущих сотрудников судебной системы, прокуратуры и других правоохранительных государственных и негосударственных органов и организаций к […]
  • Как написать письмо для отправки резюме Как правильно написать сопроводительное письмо к резюме Сопроводительное письмо является неотъемлемой дополнительной частью резюме, при трудоустройстве в крупную зарубежную или отечественную организацию с западными устоями. Если Вы претендуете на должность в […]
  • Договор на охрану объекта строительства Особенности охраны объектов на различных этапах их строительства В. Солянов, В. Черняева Осуществляя охрану строительных объектов, необходимо учитывать некоторые положения: 1. Охрана должна быть активной и носить предупредительный характер, заключающийся в […]
  • Закон о полиции аудио версия Закон о полиции аудио версия Озвученная версия Федерального закона "О войсках национальной гвардии Российской Федерации" (аудио версия) №226-ФЗ от 03.07.2016г. Данный закон принят Государственной Думой РФ 22 июня 2016 года. Одобрен Советом Федерации 29 июня […]
  • Исковое заявление о согласовании границ земельного участка образец Примерная форма искового заявления о понуждении к согласованию границ земельного участка (подготовлено экспертами компании "Гарант") В [ наименование суда ]Истец: [ Ф.И.О. ],проживающий по адресу: [ вписать нужное ].Ответчик: [ Ф.И.О. ],проживающий по […]