Образец заполнения трудовой книжки ип при увольнении

11.10.2018 Выкл. Автор admin

Оглавление:

Варианты правильного заполнения трудовой книжки об увольнении

Те, кто хоть раз работал официально, знакомы с таким документом, как трудовая книга. Это документ, который заводится на месте первой работы человека, и после этого идет как обязательный при увольнении или устройстве на новое место.

При официальном трудоустройстве он является обязательным, а его правильное заполнение также важно, как и само наличие. Давайте разберемся, как правильно должна быть заполнена книжка в связи с различными причинами увольнения.

Когда она заполняется

Как гласит законодательство, запись в трудовой должна быть сделана в день увольнения или же по приказу работодателя. Исключение — когда последний рабочий день не совпадает с днем увольнения, но подобные случаи ограничены и отдельно прописаны в Трудовом кодексе или же трудовом договоре.

Этот же закон содержит информацию по поводу того, каким образом должны вестись записи. Так, они должны оформляться сиреневой, синей или красной ручкой на любой основе. Эти правила не имеют особого значения, так как их обычно все исполняют. Но, как бы там ни было, именно их невыполнение может привести к тому, что документ будет считаться недействительным.

Запись стоит приводить согласно формулировке, которая прописана в приказе на увольнение. Кроме того, стоит указать ссылку на статью в Трудовом Кодексе, которая соответствует данной причине. После того, как запись будет оформлена, работник должен проверить правильность всех внесенных данных. В случае, если он найдет ошибку, ее стоит исправить, не отходя от места.

После того, как книжку проверит ее хозяин, стоит подтвердить правильность написания с помощью печати организации, подписи проверяющего и подписи самого работника. Если же сотрудник откажется ставить свою подпись, организация будет вынуждена оставить акт о его действиях, который он должен будет подписать.

Когда наступит день увольнения или вынесения документа об увольнении, работник должен получить свою трудовую с уже внесенными и проверенными данными. Кроме того, документ должен содержать все печати и подписи. Таким образом, если в трудовом договоре лицу не предусмотрены дополнительные условия, последним днем его работы будет считаться день выдачи ему трудовой книжки.

Если вас интересует, как восстановить потерянную трудовую книжку, прочтите этот материал.

Информация о том, кто должен заполнять трудовую книжку, приведена здесь.

Правила оформления

Существует несколько вариантов оформления трудовой при увольнении, все они являются сугубо индивидуальными и зависят не только от причины, но иногда и от личных обстоятельств дела. Так, заполнение происходит следующим образом:

  • Первая колонка — это номер записи, которая будет выполнена. Это должен быть просто номер, например — 45.
  • Во второй следует указать дату, когда вносится запись, в этом случае датой увольнения будет считаться последний день работы сотрудника или день издания приказа.
  • В третьей колонке следует вписать саму информацию об увольнении. Данный раздел и будет отличаться при разных основаниях сокращения. Именно тут будет указываться причина и дополнительные сведения для разъяснения, если таковые имеются.
  • В последней графе стоит указать приказ об увольнении данного сотрудника, его номер и дату вынесения.

О том, как правильно вносить записи в документ, вы можете узнать из следующего видео:

По собственному желанию

Если объект увольняется по своему желанию, и работодатель не имеет к нему никаких претензий, в третьей строке должно быть написано «увольнение произошло по собственному желанию».

Обратите внимание, если увольнение происходит согласно каким-то льготам или особым условиям, это стоит также указать. Так, например, имеет место запись «…в связи с переводом мужа в другую местность».

По соглашению сторон

Часто встречаются случаи, когда работника увольняют по соглашению сторон. В этом случае все предыдущие правила остаются в силе, кроме третьего пункта.

В графе «сведения о прекращении трудовых отношений» стоит внести как причину соглашение между нанимателем и сотрудником, а также соответствующую статью. В этом случае запись будет содержать фразу «по соглашению сторон» и ссылаться на п. 1 ст. 77 ТК РФ.

В связи с ликвидацией филиала или предприятия

Так как ликвидация предприятия происходит из-за решения хозяина, то и инициатива в увольнении должна идти по его воле.

В этом случае работнику в книжку должны внести следующую информацию: «по инициативе работодателя в связи с ликвидацией предприятия, п. 1 ст. 81 ТК РФ». Также может быть указана причина — прекращение существования индивидуального предпринимателя.

В связи со смертью работника

Если сотрудник умер, это не повод выкинуть его трудовую. Она должна быть заполнена, а далее выдана родственникам. Это может быть осуществлено двумя способами: на руки под расписку или же по почте после письменного заявления одного из родственников.

Все пункты заполняются так же, как и предыдущие, но в третьей графе должны быть внесены следующие данные «в связи со смертью работника п. 6 ст. 83 ТК РФ».

При сокращении штата или должности

В этом случае будет уместна следующая формулировка: «по причине сокращения численности сотрудников», ссылка на п. 2 ст. 81 ТК РФ.

При отказе от перевода

Бывают ситуации, когда по состоянию здоровья человек должен перевестись на другую должность, работу или же в другую местность. Но он может отказываться это сделать – это может быть нежелание семьи переезжать, плохие условия работы, низкая заработная плата и т. д.

Тогда субъект может попытаться поговорить с начальством и найти компромисс или же написать заявление на увольнение. В таком случае он будет уволен в связи с отказом от перевода. Запись в трудовой должна быть соответствующая: «с отказом при переводе на новое место работы», ссылка на ст. 77 п. 8 ТК РФ.

Существует еще множество причин для увольнения персонала, в каждой из них именно она должна быть записана в трудовой книге. Проверяйте информацию и требуйте от руководства выполнения всех законов ТК РФ.

Делопроизводство

Как правильно сделать запись в трудовой книжке?

Трудовая книжка – документ, информирующий о сферах деятельности человека. Именно на нем акцентируется внимание при поступлении на работу и оформлении пенсии.

Инструкции и полезные советы помогут безошибочно делать необходимые записи.

Законодательная база

  1. Постановление Правительства РФ N 225 — правила ведения и хранения трудовых книжек.
  2. Постановление Министерства Труда РФ N 69 — требования к заполнению документов, фиксирующих сферы деятельности граждан.
  3. Трудовой кодекс: ст. 66 — трудовая книжка (ТК), особенности; ст. 192 – 193 – ответственность за несоблюдение порядка по ведению ТК; ст. 83 – расторжение договора по независящим от обеих сторон обстоятельствам.
  4. Письмо Роструда от N 656-6-0 – ответственность за хранение ТК.
  5. Ст. 5.27 КоАП – последствия несоблюдения законодательства относительно ведения, учета и хранения книжек.

Ознакомиться с документами можно здесь:

Кто отвечает за ведение, учет и хранение?

На основании Правил, выдача ТК входит в обязанности руководителя. По его распоряжению назначается сотрудник, отвечающий за их ведение, учет и хранение.

Должностная инструкция обязательно прописывается в трудовом договоре и Приказе. При нарушении требования ответственность несет работодатель.

Бывают ситуации, когда служащий просит временно выдать книжку на руки (например, для предоставления в ПФР).

Помните, что в случае потери вся вина ложится на уполномоченное лицо, то есть специалиста отдела кадров или руководителя.

Возможное наказание:

  • для кадровика – за нарушение ст.192-193 Трудового кодекса выплачивается административный штраф 1000-5000 руб.;
  • для руководителя – согласно ст. 5.27 КоАП, взыскание в размере 30000-50000 руб. или остановка деятельности фирмы на 3 месяца.

Даже наличие расписки от сотрудника о возврате документа не освобождает от ответственности.

Как поступить, чтобы избежать негативных последствий:

  • самостоятельно предъявить ТК в требуемые инстанции;
  • предоставить сотруднику нотариально заверенную копию документа.

Правила заполнения трудовых книжек в 2018 году

Предприятие обязано оформлять ТК на каждого сотрудника, проработавшего на постоянной основе больше 5 дней.

Аналогичное требование предъявляется по отношению к тем, кто принимает сезонных, временных или подлежащих социальному страхованию служащих.

Согласно законодательным актам, правила оформления книжек в 2018-2016 году остались неизменными.

Общий порядок заполнения таков:

  • каждая запись нумеруется сквозным типом;
  • вся вносимая информация должна быть на русском языке; если на территории РФ функционирует предприятие из другого государства, допускается дублирование текста на другом языке;
  • нельзя использовать сокращения;
  • дата имеет формат ДД.ММ.ГГГГ;
  • пишутся арабские цифры, перед одиночными проставляется «0»;
  • все вносимые сведения заверяются печатью организации;
  • разрешенные цвета шрифта: синий, фиолетовый, черный.

Как правильно сделать запись в документе?

Получить ответ на этот вопрос поможет инструкция по заполнению трудовых книжек в 2018 г.

Титульный лист

Заполняется, если работник впервые устраивается официально.

Содержит:

  • ФИО — указывается полностью. Данные берутся с паспорта, водительских прав или военного билета. Использование инициалов недопустимо.
  • Дату рождения – прописывается с соблюдением рассмотренных выше правил.
  • Уровень образования – вносятся сведения из диплома или аттестата (высшее профессиональное, среднее общее и т. д.).
  • Профессию, специальность – указывается на основании документов об образовании.
  • Дату заполнения – проставляется текущее число. Месяц разрешается писать словами или цифрами.
    Подпись владельца и кадровика (руководителя).
  • Печать — в трудовой книжке проставляется для заверения внесенных данных.

Пример:

Сведения о трудовой деятельности

Раздел, предназначенный для внесения информации о работе служащего. Здесь отмечается прием, перевод или увольнение.

Страница имеет четыре графы:

  • порядковый номер записи;
  • дата внесения изменений;
  • поле для записи – вписывается название компании (в том числе сокращенное), должность, наименование структурного подразделения;
  • номер и дату документа, повлиявшего на принятие решения.

Документом-основанием для внесения записи является приказ, заверенный печатью компании и подписью работодателя.

Пример:

Достижения и награды

Раздел, предназначенный для отметки о поощрениях, присвоении новых званий, получении грамот или нагрудных знаков и т.д.

Все они предусмотрены ТК РФ или коллективным договором, но предоставляются непостоянно.

Как заполнить эту страницу:

  • в первых двух колонках ставится порядковый номер и дата;
  • в столбце №3 указывается название компании, должность и вид награждения;
  • в последнем столбце — дата и номер приказа, на основании которого поощряется сотрудник.

Пример показан на рисунке:

Дисциплинарные взыскания не пишутся. Исключение – расторжение трудового договора.

Как составляется ходатайство о приеме на работу сотрудника? Узнайте тут.

Восстановление в должности

Бывают ситуации, когда сотрудник был уволен незаконно и обратился в суд.

При удовлетворении иска работодателя могут принудить вернуть служащего в компанию.

В такой ситуации кадровый специалист должен аннулировать сведения о расторжении трудового договора.

Образец записи представлен на рисунке:

Увольнение

При увольнении запись в ТК должна вноситься своевременно и совпадать с числом, отмеченным в приказе.

В противном случае, у организации могут возникнуть конфликты с контролирующими инстанциями. Это грозит выплатой административного штрафа и материальной компенсации сотруднику.

Для предотвращения негативных последствий необходимо в день увольнения внести следующие записи:

  • №2 – дата расторжения договора (последний рабочий день — день увольнения);
  • №3 – сведения о происходящем событии: причины и ссылки на статьи законодательства;
  • №4 – реквизиты документа, на основании которых происходит увольнение.

В трудовой книжке ставится печать, подпись кадровика (руководителя) и бывшего работника.

Образец за 2018-2016 г. представлен на рисунке:

Смерть сотрудника

В случае увольнения из-за смерти работника законодательство требует вносить в ТК правильную запись – о прекращении договора по независимым от воли сторон обстоятельствам (п. 6 ст. 83 ТК РФ).

Обязательно указывается дата смерти, отмеченная в свидетельстве (предъявляют родственники). Поле для подписи, подтверждающей ознакомление, остается пустым.

Образец заполнения:

Исправление ошибок и внесение изменений в ТК

Иногда в документ вносится неправильная запись, но по установленным правилам зачеркивания недопустимы.

Единственный способ все исправить – считать запись в трудовой книжке недействительной.

Для этого в графах таблицы «Сведения о работе» пишется:

  • №1 – порядковый номер записи;
  • №2 – дата внесения исправления;
  • №3 – информация о признании записи недействительной.

Затем записываются достоверные данные. В последней колонке отмечаются реквизиты документа, на основании которого сделаны исправления.

Так происходит аннулирование ошибочной записи:

Переименование компании

Обязательно делается запись в ТК, иначе у сотрудника могут в дальнейшем возникнуть проблемы с Пенсионным Фондом при определении трудового стажа.

Использование двух разных печатей введут в заблуждение.

Чтобы этого не произошло, специалист отдела кадров проставляет:

  • в графе 3 – название компании, информацию о переименовании, дату.
  • в графе 4 – основание вносимых изменений (приказ работодателя, дата и номер).

Пример заполнения:

Правила заполнения вкладыша

Если книжка закончилась, необязательно заводить новую – достаточно вставить специальный вкладыш.

Он оформляется и заполняется по принципу, аналогичному оформлению ТК, только понадобится его вшить – так гласят установленные правила.

Пример представлен ниже:

Законодательство не регламентирует особенности вшивания. Большинство предприятий используют жесткие нитки, делают 4 прокола и крепят лист в конце трудовой книжки.

Специалист обязан указать в ней серию и номер вкладыша, который обязательно заверяется печатью.

Как сделать выписку из трудовой книжки? Образец записи вы найдете тут.

Информация про восстановление трудовой книжки через Пенсионный Фонд — здесь.

Дубликат ТК и его оформление

Дубликат может понадобиться:

  • в случае утери книжки;
  • в результате износа или серьезных физических повреждений;
  • при наличии записей, отмененных по решению суда;
  • в случае ЧП на предприятии (копии могут выпускаться массово).

Кадровик обязан выдать сотруднику новую ТК в течение 15 рабочих дней с момента подачи заявления. На титульном листе готового документа обязательно наличие надписи «Дубликат».

Пример:

С.С. Сидоров потерял свою трудовую книжку, поэтому 15.07.2016 подал заявление на изготовление дубликата.

Новый документ сотрудник получил 01.08.2016:

Как делают записи ИП?

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка — документ, необходимый служащим для учета стажа и занимаемых должностей.

Индивидуальный предприниматель не является работником. Самостоятельно делать запись в книжку не нужно. Учет трудового стажа ИП осуществляется с момента постановки на учет в ФНС и отчисления взносов в ПФР.

Когда ИП нанимает сотрудников, он должен соблюдать наравне с юридическими лицами правила ведения, учета и хранения ТК.

Иначе будет нести ответственность на нарушение — штраф 1000-5000 руб. или остановка деятельности на 3 месяца.

Распространенные ошибки и неточности:

  • неправильное написание ФИО;
  • неполная информация об образовании сотрудника;
  • отсутствие необходимых подписей (работника и кадровика);
  • занесение сведений в несоответствующий раздел.

Законодательство РФ изменчиво, поэтому не забывайте периодически проверять актуальность правил ведения трудовых книжек.

Проявление внимательности к работе с документами и знание особенностей внесения записей позволит избежать многих разногласий с сотрудниками и контролирующими органами.

Запись в трудовой книжке об увольнении в 2018 году

Основным документом, подтверждающим опыт работы, можно считать трудовую книжку. За верную запись об увольнении в трудовой книжке отвечает кадровик или сам наниматель. На руки человек получает ее уже после увольнения. В документе должны быть соответствующие пометки о прекращении действия договора. Выдать книжку следует в срок по закону. Иначе компанию могут оштрафовать. Расскажем о правильном оформлении ухода из компании в 2018 году.

Как правильно заполнить трудовую книжку при увольнении: общий подход

Положения Трудового кодекса о разрыве трудовых отношений, а также нормативные предписания в отношении трудовых книжек в 2018 году не подверглись изменениям. Поэтому в рамках заполнения трудовой книжки при увольнении можно смело руководствоваться правилами, которые действовали в 2017-м году.

Процедуру ухода с предприятия сопровождает формирование ряда документов.

Днем увольнения согласно трудовому законодательству принято считать последний рабочий день. Организация (ИП) должна полностью рассчитать завершившего трудовые отношения сотрудника, а также выдать ему все необходимые документы:

  • трудовую книжку;
  • справки о трудовой деятельности, размере заработка, перечисленном НДФЛ и взносах.

В обязанности нанимателя входит не только выдача человеку документов по окончании действия трудового соглашения, но и корректное оформление записи в трудовой книжке при увольнении.

При этом ранее в трудовую уже должны быть внесены данные о приеме сотрудника на вакансию. Они включают:

  • наименование работодателя (предприятия или ИП);
  • на основании чего работник приступает к обязанностям (номер приказа и его дата);
  • данные о занимаемой должности.

Сделанные ранее записи должны соответствовать фактической ситуации с работой. Затем нужно совершить внесение записи в трудовую книжку об увольнении. Прервать существующий трудовой контракт возможно, ориентируясь на приказ – основание.

Все данные в трудовой следует фиксировать:

  1. подписью кадровика (главы фирмы, который отвечает за ведение книжек);
  2. печатью организации (если она вообще есть).

Каждый раз работник должен на месте удостовериться в том, что записи в книжке полностью соответствуют действительности. Поэтому его подпись в трудовой книжке при увольнении будет свидетельствовать о том, что он:

  • согласен с зафиксированными данными;
  • книжка при расторжении договора получена своевременно.

Но указанные действия возможны, если сотрудник в последний день работы находится на предприятии. В иных случаях трудовую выдают иным способом (через коллегу, по почте) либо по письменному требованию заинтересованного лица (родственника и т. п.).

Как сделать запись об увольнении в трудовой книжке

Внесение информации о разрыве трудовых отношений обычно не вызывает больших трудностей. Имейте в виду: корректная запись не вызовет в дальнейшем дополнительных вопросов со стороны трудовой инспекции и налоговиков.

Как правило, самая распространенная причина оставления места работы – желание самого сотрудника. Образец заполнения трудовой книжки при увольнении в 2018 году подразумевает наличие следующих позиций (см. таблицу).

Заметим, что запись об увольнении в порядке перевода делают по такому же образцу. Отличие будет лишь по основанию согласно ТК РФ.

ПРИМЕР

Если необходимо внести запись об увольнении по собственному желанию, ссылаются на пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Обратите внимание: все слова в данном случае сокращению не подлежат. Написание «п. 3 ст. 77 ТК РФ» будет расценено как ошибочное).

Когда нужно уволить сотрудника в порядке перевода, делают отсылку на «пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»:

Далее показан пример записи об увольнении по собственному желанию в трудовой книжке образца 2018-го года.

Как уволить по старости

Основанием прекращения трудовых отношений может послужить и выход сотрудника на пенсию либо достижение им уважаемого возраста жизни. И такая ситуация должна быть зафиксирована в трудовой книжке.

Обращаем внимание, что увольнение по старости запись в трудовой предполагает ту же, что и при завершении трудовых отношений по личной инициативе или с согласия обеих сторон. То есть – пункт 1 статьи 77 ТК РФ.

Здесь не стоит забывать, что в таких ситуациях человек не обязан отрабатывать 2 недели для окончательного ухода из организации. День увольнения должен совпадать с датой, указанной в заявлении.

Задержка трудовой книжки при увольнении

Не всегда положенные документы при расторжении трудовых договоров могут быть выданы сотрудникам именно в последний рабочий день. То есть – день увольнения. При наличии ряда обстоятельств книжки могут поступать своим владельцам и несколько позже.

Например, при отсутствии работника по причине болезни или прогула документы выдают ему лично на основании письменного заявления в течение 3-х рабочих дней. Стоит отметить, что на этот момент отметка в трудовой книжке об увольнении уже должна стоять.

Если же лично передать книжку невозможно, то наниматель отсылает документы бывшему сотруднику почтой России. Основанием для совершения этих действий тоже должно служить письменное обращение уволенного. Отличием от обычной процедуры передачи документа на руки выступает факт того, кто расписывается в трудовой книжке при увольнении. Учитывая, что получить подпись бывшего работника в этом случае невозможно, факт увольнения фиксирует лишь работодатель.

В иных случаях задержка трудовой книжки по вине работодателя недопустима. Руководство может понести ответственность:

  • за несвоевременную выдачу документа;
  • если сделанные записи не будут соответствовать заполнению трудовой книжки при увольнении образца 2018 года.

Организации могут быть оштрафованы на сумму до 50 000 рублей по первой части ст. 5.27 КоАП РФ.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

ИП и трудовая книжка

До 6 октября 2006 года индивидуальные предприниматели не могли заполнять трудовые книжки работников и вопрос «ИП и трудовая книжка» не стоял. Документом, подтверждающим работу у индивидуального предпринимателя, был трудовой договор, зарегистрированный в органах местного самоуправления.

После вступления в силу Федерального закона № 90-ФЗ от 30.06.2006 г., то есть после 6 октября того же года, ИП как и организации должны вести учет трудовых книжек работников (ч.1 ст.309 ТК РФ). Необходимо, так же вести книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним. Регистрировать трудовые договоры со своими работниками в администрации теперь не нужно.
Но как быть, если работник трудился у предпринимателя до 06.10.2006 г.? Разъяснения дает Минздравсоцразвития РФ в письме № 5140-17 от 30.08.2006 г. Запись в трудовой книжке работника ИП делает датой фактического начала работы. А также при увольнении работника после этой даты, в трудовой книжке производится запись об увольнении.

▼ Попробуйте наш калькулятор банковских тарифов: ▼

Передвигайте «ползунки», раскройте и выберите «Дополнительные условия», чтобы Калькулятор подобрал для Вас оптимальное предложение по открытию расчетного счета. Оставьте заявку и Вам перезвонит менеджер банка: проконсультирует по тарифу и зарезервирует расчетный счет.

Принимаем на работу

Запись в трудовую книжку работника ИП вносит, если тот отработал пять рабочих дней и это место является его основным местом работы (п.3 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003г.).

Для впервые поступающих на работу индивидуальный предприниматель оформляет трудовую книжку в течение семи дней в присутствии работника. При заполнении титульного листа указывается:

  • фамилия, имя, отчество работника
  • дата рождения в формате (дд.мм.гггг)
  • образование
  • профессия, специальность
  • дата заполнения
  • подпись работника
  • печать и подпись ответственного лица (предпринимателя)

Образец заполнения титульного листа

Далее вносятся сведения о работе. Проставляется номер записи по порядку, дата поступления на работу, запись о приеме на должность, основание для приема. Для работников, поступивших ранее 06.10.2006 г. основанием будет являться «трудовой договор от 11.11.1111(дата) № 1(номер)».

Для поступающих после 6 октября основанием будет являться «приказ от 22.22.2222(дата) №2(номер приказа)». Так как индивидуальные предприниматели для оформления трудовых отношений должны использовать унифицированные формы документов: приказы о приеме на работу, личные карточки работников (форма Т-2) и т.д.

Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке внесена работодателем-предпринимателем и его деятельность прекращена в соответствии с законодательством, то исправление вносит работодатель по новому месту работы.

Образец заполнения трудовой книжки ИП

Увольняем работника

Запись об увольнении работника вносится в день увольнения в соответствии с формулировкой Трудового кодекса и текстом приказа об увольнении. При этом записывается:

  • порядковый номер записи
  • дата увольнения
  • причина увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса
  • наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение)
  • печать, должность, фамилия, инициалы и подпись ответственного лица (в данном случае предпринимателя)
  • далее следует подпись работника.

Трудовая книжка ИП

Наряду с обязанностью вести трудовые книжки работников, в свою трудовую книжку предприниматель записи не вносит. Потому, что он занимается предпринимательской, а не трудовой деятельностью.

Заработную плату предприниматель сам себе тоже не начисляет. Страховой стаж ИП для последующего оформления трудовой пенсии учитывается на основании его регистрации в Пенсионном фонде, как предпринимателя.

Ответственность за соблюдение трудового законодательства

Индивидуальные предприниматели должны соблюдать правила ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек (п.45 Правил). За нарушение этих правил предусмотрена административная ответственность (ст.5.27 КоАП РФ). Она включает в себя наложение штрафа от 1 до 5 тыс.руб. или приостановление деятельности предпринимателя на срок до 90 дней.

В отдельных случаях, по решению суда, может предусматриваться компенсация морального вреда за внесение неправильных записей в трудовую книжку.

Вот основные положения, которые должен знать ИП, по работе с трудовой книжкой. Получайте новые статьи блога прямо к себе на почту — только свежие новости из жизни ИП:

Этапы заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка является основным документом каждого работающего человека. С помощью нее можно подтвердить стаж трудовой деятельности и опыт работы. Сведения, внесенные в книжку, потребуются не только в момент приема на работу, но для получения пенсии, различных льгот и гарантий.

Заполнение трудовой книжки регламентируется Трудовым кодексом РФ. Помимо этого изменения о внесении данных регулярно публикуют Минтруд и Правительство.

Основной порядок заполнения, хранения трудовых книжек и вкладышей прописывается в Постановлении Правительства РФ №225 «О трудовых книжках», принятом 16 апреля 2003 года. В нем отражена действующая форма документа, образец заполнения.

Кто и как оформляет

В трудовую книжку вносятся данные, касающиеся профессиональной деятельности гражданина. После наступления пенсионного возраста согласно документу начисляется пособие по нетрудоспособности. Работодатель ориентируется на книжки при расчете выплат. Поэтому заполнять документ нужно правильно.

Обо всех изменениях, происходящих в жизни человека как работника, в трудовую книжку вносятся соответствующие записи. В 2018 году установлены общие правила заполнения трудовой книжки у работников ИП или юридических лиц.

Генеральный директор или индивидуальный предприниматель самостоятельно не заводят книжки. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ наличие документа проверяется только у работников, так как стаж начинает отсчитываться с момента регистрации в налоговой службы и после поступления отчислений в Пенсионный Фонд.

Впервые оформление книжки требуется в первую неделю после официального приема на работу. Важно, что сотрудник проработал в организации более 5 дней. При совмещении внесение записей осуществляется в добровольном порядке. Тогда должен быть предоставлен соответствующий документ.

В трудовую книжку вносится информация о:

  • поступлении на работу;
  • переводе на другую должность или в другую фирму;
  • смене фамилии, имени или отчества;
  • военной службе или службе в системе МЧС, МВД, ФСКН;
  • повышении квалификационного уровня;
  • прекращении трудовой деятельности.

В Постановление Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года внесены данные о порядке изменения информации, отраженной в трудовой книжке:

  • Записи можно вносить синими или черными чернилами. Данные предоставляются подробно, без сокращений. Каждая запись должна иметь порядковый номер в соответствующем разделе.
  • Указание паспортных данных производится на титульной странице.
  • После выхода приказа сотрудники кадровой службы имеют неделю на внесение изменений. При увольнении информация прописывается в день ухода сотрудника с указанием приказа и статьи из Трудового кодекса РФ.

Документ не должен содержать сведений о постоянных премиальных выплатах, начисляемых ежемесячно.

Сведения о работе

Общие сведения о работе

Порядок указания сведений о работе включает в себя отражение наименования организации. Если оно имеет аббревиатуру, то данный факт также указывается. После этой записи отмечается дата приема человека на работу с порядковым номером.

При указании сведений о работе нужно отметить структурное подразделение, в которое принимается сотрудник, его должность. Обязательно указываются основания для приема. Для каждого документа проставляется дата выдачи и номер.

Если работа осуществляется по совместительству, то внесение записи производится по желанию работника. В этом случае потребуется подтверждение трудовой деятельности на дополнительном месте.

Требуется указание:

  • номера записи;
  • даты внесения сведений;
  • пометки о совместительстве работника;
  • наименования подразделения;
  • профессиональной направленности;
  • занимаемой должности;
  • квалификационных данных.

Обязанности выполняются в соответствии с регламентом, прописанном в документе, представленном последним.

Образец заполнения титульного листа

Данные на титульном листе

Титульный лист заполняется в соответствии с определенными требованиями.

На нем в обязательном порядке прописываются основные сведения о работнике:

  1. Имя, фамилия и отчество прописываются полностью. Сокращений быть не должно. Ориентироваться необходимо на информацию из паспорта. Также можно взять сведения из водительского удостоверения, военного билета или другого официального документа.
  2. Оформление даты рождения производится арабскими цифрами. Необходимо использовать двухпорядковые числа при указании дня и месяца. Год прописывается четырьмя цифрами.
  3. Далее указывается образование человека (среднее профессиональное, высшее). Возможно внесение сведений о неоконченном образовании. Ориентироваться при заполнении необходимо на документы, предоставленные работником.
  4. В поле «Специальность» вносятся сведения о полученной в учебном заведении квалификации. Подтверждаются они дипломом.
  5. При заполнении новая трудовая книжка должна содержать данные о внесении первой записи. День прописывается в цифровом значении, а месяц можно указывать прописью.
  6. Работник, на которого оформляется книжка, обязательно должен расписаться в документе.
  7. Ниже ставится виза сотрудника отдела кадров, который отвечает за ведение и заполнение трудовой книжки. Также возможна регистрация начальником отдела кадров, руководителем компании или бухгалтером (при отсутствии кадровиков).

Вся информация заверяется печатью. Может использоваться официальный штамп организации или печать кадрового отдела.

Правила заполнения трудовой книжки

Для того, чтобы правильно заполнить трудовую книжку, необходимо ориентироваться на образец. Особенности внесения данных имеются при поступлении на работу и окончании трудовой деятельности. Выделяют правила предоставления информации о поощрениях и награждениях. Также важно ознакомиться с вариантами получения выписки и дубликата трудовой книжки.

Заполнение вкладыша трудовой книжки

Приём на работу

При приёме на работу важно предоставить удостоверение личности. На его основании производится заполнение титульного листа трудовой книжки. Если ориентироваться на пример, то заполнить его несложно.

На первой странице должны быть отражены:

  • фамилия, имя, отчество в соответствии с паспортными данными или другим документом, удостоверяющим личность;
  • дата рождения владельца книжки;
  • образование с подтверждением его уровня с помощью аттестата, диплома или справки при неоконченной учебе;
  • специальность в соответствии с дипломом;
  • дата заполнения документа;
  • подписи работника и ответственного лица;
  • печать учреждения.

Все о методах списания товаров ЛИФО И ФИФО читайте в этом материале.

Увольнение

При увольнении по собственному желанию в трудовую книжку в обязательном порядке вносятся соответствующие изменения:

  • Для указания данного факта в первый столбец ставится порядковый номер.
  • Во вторую графу прописывается дата прекращения трудовой деятельности.
  • Третья графа содержит сведения о причинах расторжения трудового договора.
  • Основания для увольнения отмечаются в последнем столбце. Сюда вносятся номер и дата документа, подтверждающих окончание работы.

Расторгнут договор должен быть в день, когда сотрудник в последний раз выходит на работу. При наличии оговорок в законе или дополнительном соглашении, сведении отображаются в трудовой книжке.

При окончании трудовой деятельности согласно Трудовому кодексу РФ, указывается пункт и статья.

В случае прекращения отношений по инициативе работодателя причины обязательно отмечаются в трудовой книжке. Здесь же он ссылается на нормы закона. Аналогично прописывается увольнение по независящим от сторон обстоятельствам.

При собственном желании работника прекратить трудовую деятельность, делается запись «Уволен по собственному желанию в связи с …». Далее приводится ссылка на законодательную норму.

Запись об увольнении

Поощрения и дополнения

В трудовой книжке имеется вкладыш, который часто не заполняется работодателями. В него вносятся сведения о денежном премировании и устных благодарностях работника за трудовую деятельность.

Среди поощрений выделяют:

  • звания;
  • награды;
  • почетные грамоты;
  • дипломы;
  • нагрудные знаки.

Для того, чтобы заполнить данный раздел, инструкция не требуется. Данные вносятся аналогично основным сведениям в трудовой книжке.

Сотрудник отдела кадров должен прописать:

  • порядковый номер;
  • дату награждения;
  • тип поощрения и характеристику;
  • документальные основания выдачи награды (номер и дата приказа, постановления).

Если приказом документ не проводится, то вносить данные в трудовую книжку не нужно. Но если сотрудник настоит на отметке, то организация должна составить распорядительный документ.

В трудовую книжку дополнительно могут быть внесены другие сведения. Они прописываются по желанию работника. Одной из таких информация является работа по совместительству.

Сведения о награждениях

Для пометки нужно предоставить подтверждение из отдела кадров второй работы. На основании справки специалист по основному месту трудовой деятельности делает соответствующую отметку.

Выдача трудовой книжки исключена.

Представитель работодателя самостоятельно прописывает:

  • порядковый номер;
  • дату приема на работу;
  • наименование организации, структурного подразделения, должности;
  • номер и дату соответствующего приказа.

Увольнение производится аналогичным способом.

Особый учёт сведений требуется при переименовании организации. Если процесс не является реорганизацией, то в трудовую книжку работника вносятся изменения наименования или статуса учреждения. Запись подтверждается новой печатью.

Таким же способом должен поступить работодатель, если производится перевод сотрудника на другую должность. Каждое изменение подтверждается внесением записи в трудовую книжку.

При смерти сотрудника При изменении имени компании

Пример выписки

Раздел, отражающий сведения о работе, и является выпиской из трудовой книжки. Работники часто просят сделать копию страниц документа. Такие бумаги подлежат обязательному заверению и занесению в журнал.

В выписке указываются:

  • дата принятия на работу и порядковый номер прописью;
  • данные о положении сотрудника (прием на работу, увольнение), должность;
  • основание для составления выписки (приказ с датой и номером).

Дубликат трудовой книжки

Если сотрудник потерял трудовую книжку, он может оформить дубликат. Новый экземпляр выдается по требованию бывшего работника по последнему месту трудовой деятельности. Процедура занимает около 2 недель. При потере документа компанией, восстанавливать данные необходимо ответственному лицу.

Чтобы сведения были полными, нужно иметь в наличии:

  • приказы руководства о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность;
  • выписки из государственного архива (в случае ликвидации предприятия);
  • трудовые соглашения;
  • подтверждение стажа на предыдущем месте труддеятельности;
  • зарплатные ведомости;
  • лицевые счета сотрудника в фирмах, где ранее работал человек;
  • решение суда при восстановлении стажа.

Данные вносятся в дополнительный экземпляр в хронологическом порядке.

Образец заполнения трудовой книжки при восстановлении в должности:

Случаи исправлений

Допускать ошибки при ведении трудовой книжки запрещено. Но иногда они все имеют место быть. Тогда важно проводить исправления в соответствии с определенными правилами.

Запрещено перечеркивать записи. Можно признать ошибочные сведения недействительными полностью. Для этого ставится порядковый номер, дата внесения изменений, фраза «Запись за номером … считать недействительной». После этого прописываются верные сведения с указанием подтверждающего документа.

Если ошиблись ответственные лица на предыдущем месте работы, то исправлять данные должны именно они. При отсутствии такой возможности разрешается сделать это нынешней кадровой службы на основании приказа, справки или выписки.

Часто исправления совершаются при смене фамилии женщины. В этом случае предоставляется свидетельство о заключении или расторжении брака.

Аннулирование ошибочной записи

Сотрудник кадровой службы должен:

  • перечеркнуть одной чертой прежнюю фамилию;
  • над ней написать новую;
  • слева от титульного листа (на обложке) прописать дату и номер подтверждающего документа;
  • заверить информацию собственной подписью и печатью учреждения.

Часто кадровики допускают следующие виды ошибок:

  • используют сокращения;
  • ошибаются в ФИО;
  • неверно прописывают дату, указывая месяц прописью;
  • оставляют незаполненными сведения на титульном листе;
  • не ставят дату заведения книжки;
  • не подписывают документ на титульном листе;
  • не ставят печать учреждения;
  • путают раздел «О работе» с графой для поощрений;
  • увольнение подтверждают печатью кадровой службы вместо гербовой;
  • не соблюдают порядок указания реквизитов официальных документов.

Чтобы исключить вероятность возникновения ошибок, данные должны вноситься своевременно с дублированием в личной карточке сотрудника.

Стандартные требования

При оформлении трудовой книжки важно помнить основные правила:

  • Внесение сведений самим владельцем документа запрещено. Если обнаружена ошибка, обращаться нужно в кадровую службу, допустившую ее.
  • Документ заполняется при приеме работника, который отработал более 5 дней по месту трудовой деятельности. Если норма не соблюдается, то организацию и компетентное лицо можно привлечь к ответственности.
  • Ведение и оформление трудовых книжек производится сотрудником, который внесен в приказ руководства. Он заполняет книгу учета, согласно которой сверяется движение документов и вкладышей.
  • Трудовую книжку необходимо приобрести самому работнику в момент приема на работу. Но иногда организации сами покупают формуляры, а затем взыскивают с человека определенную сумму.
  • Хранение осуществляется в недоступном для других людей месте. В большинстве случаев книжки размещают в сейфах и железных шкафах. Выдача производится только после увольнения.
  • Если сотрудник не приходит за трудовой, то он может получить ее по почте. Хранение невостребованных книжек осуществляется в течение 75 лет.
  • Ведение учета индивидуальными предпринимателями осуществляется в аналогичном предприятиям порядке. Только при приеме на работу подписывается трудовой договор.
  • Копию или дубликат трудовой книжки можно получить в кадровой службе при наличии заявления.

Трудовая книжка является серьезным для каждого гражданина документом. Поэтому заполняться она должна в соответствии с требованиями законодательства.

Анализируем показатели оборачиваемости дебиторской задолженности и делаем выводы в этом материале.

Как выплачивать дивиденды учредителям ООО в 2018 году, читайте здесь.

Еще по теме:

  • Установление отцовства в мировом суде Установления отцовства в суде Рождение ребенка вне законной семьи, у пары, не оформившей свои отношения официально — явление довольно частое на сегодняшний день. И такой паре следует понимать, что ответственность за появление на свет ребенка лежит на обоих […]
  • Нарушение прав на товарный знак примеры Признание незаконным использования товарного знака: практический пример Товарный знак – это обозначение, служащее для индивидуализации товаров юридических лиц или индивидуальных предпринимателей и являющееся объектом интеллектуальной собственности, которая в […]
  • Сколько ждать выплаты страховки Сроки рассмотрения и выплат по ОСАГО Законодательная база в сфере обязательного страхования автогражданской ответственности, призванная осуществлять возмещение ущерба здоровью либо имуществу стороны, пострадавшей в результате ДТП, в процессе управления […]
  • Ипотека сбербанк программа молодая семья Условия ипотечного кредитования по программе «Молодая семья» от Сбербанка На сегодня порядка 70% всех молодых семей проживают в ужасных квартирах либо вовсе не имеют их вообще. В связи с этим Сбербанк предлагает возможность воспользоваться программой […]
  • Дополнительное соглашение о задатке образец Соглашение о задатке при покупке квартиры Практически каждая сделка с недвижимостью не обходится без соглашения о задатке при покупке квартиры. И правильно составить такой документ – задача, прежде всего, покупателя. Ведь вернуть задаток путем обращения в […]
  • В азове воинская часть Ковров воинская часть 30616-5 В городе Ковров-6 Владимирской области дислоцируется воинская часть 30616-5. Это так называемая «Учебка», как принято называть в военной среде 422 зенитный полк. Здесь до присяги, солдатам предстоит пройти курс молодого бойца, […]