Своя печать у обособленного подразделения

04.02.2019 Выкл. Автор admin

Печати для обособленных подразделений

Вопрос-ответ по теме

Организация открывает обособленное подразделение (кондитерский цех). Какую печать должно иметь подразделение, чтобы осуществлять прием товара и отгрузку готовой продукции Три варианта:1. Такую же как в основном подразделении2.Такую же, но с добавление строк «обособленное подразделение»3.Такую же, но с добавлением строк «кондитерский цех»

Организация вправе выбрать, какую именно информацию указывать на печати обособленного подразделения.

На сегодняшний момент определены лишь общие требования к печати организации: она должна быть круглой, содержать полное фирменное наименование организации на русском языке и ее местонахождение. На печати может размещаться также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке. Соответственно, при наличии всех обязательных реквизитов на печати могут размещаться и указание «обособленное подразделение» или «кондитерский цех».

Использовать такую «специальную» печать можно на всех документах, где не требуется оттиск «гербовой» основной печати.

Во внутренних документах организации, например, в приказе руководителя организации, лучше прописать, какую именно печать следует применять в том или ином случае. Контрагентам лучше также предоставить пояснительное письмо от руководителя компании, если на договорах с ними планируется проставлять оттиск печати «обособленное подразделение» или «кондитерский цех», и приложить пример оттиска.

Регистрировать новую печать обособленного подразделения не требуется, ни Закон от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», ни Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений (утв. Постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 г. № 438), устанавливающие процедуру государственной регистрации юридических лиц, не предусматривают необходимости регистрации эскиза печати.

Прежде изготовление печати строго контролировалось государственными органами. Это было установлено Инструкцией о порядке открытия штемпельно-граверных предприятий (мастерских), изготовления печатей и штампов (утв. Приказом МВД СССР от 13.02.1978 г. № 34). Данная Инструкция утратила силу с изданием Приказа МВД России от 14.02.1994 г. № 48.

В настоящее время государственные органы лишены всех надзорных функций в части изготовления и уничтожения печати, эти вопросы решаются организацией самостоятельно.

Однако важно отметить, что документы бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, если законодательством и установленными формами предусмотрено заверение подписи в указанных документах печатью организации, то заверять «специальной» печатью нельзя. Также нельзя заверять специальной печатью налоговые декларации и расчеты.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».

1. пункт 5 статьи 2 Закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»

«Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества*. Печать общества может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.

Общество вправе иметь штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации».

2. Рекомендация:Понадобились печати для структурных подразделений

Что понадобится сделать: Порядок использования печатей, которые предназначены для разных отделов компании, надо прописать в специальном локальном акте. И обязательно указать там, какие именно документы можно заверять этими штампами.

Помимо основной печати компания может использовать в своей работе дополнительные штампы. В том числе и те, которые предназначаются для структурных подразделений (различных отделов и департаментов). Законодательством это не запрещено. Ваша компания решила сделать печать, скажем, для отдела продаж? Тогда стоит принять во внимание несколько важных моментов.

Никаких особенных требований к печатям структурных подразделений нет. Поэтому в первую очередь надо учесть правила, по которым изготавливают основные печати. А именно:
— печать должна быть круглой формы;
— в оттиске должно читаться полное фирменное наименование компании и ее местонахождение на русском языке.*

Такие требования устанавливают нормы пункта 5 статьи 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и пункта 7 статьи 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

Если дополнительный штамп вы будете ставить на документах, где печать не обязательна, то он может иметь любую форму, необязательно круглую. И не содержать всех реквизитов, которые мы перечислили выше.

Печати структурных подразделений могут иметь соответствующую отметку — скажем, «Бухгалтерия», «Склад» или «Отдел кадров». А также содержать информацию о том, для какого типа документов вы будете их использовать («Для договоров», «Для счетов», «Для справок», «Для корреспонденции» и др.).

В любом случае порядок применения печатей для структурных подразделений рекомендуем закрепить в локальном акте организации. В нем пропишите, сотрудники каких отделов могут использовать печати в своей работе. А также перечислите документы, которые они будут заверять дополнительными печатями. Это поможет избежать путаницы с тем, какие печати и на каких документах следует ставить.*

А вот заверять печатью структурного подразделения налоговую отчетность не стоит. Даже в том случае, если в оттиске есть отметка «Бухгалтерия». Дело в том, что такой способ не предусмотрен ни Налоговым кодексом РФ, ни действующими формами налоговых деклараций. То же самое касается и бухгалтерской отчетности. Данный вывод следует из письма Минфина России от 18 ноября 2011 г. № 03-02-07/1-397. По мнению чиновников, такие печати можно использовать только для ограниченного перечня документов. И отчетность к таковым, конечно, не относится.

Может ли филиал иметь свою печать?

Печать филиала может потребоваться для того, чтобы ставить ее оттиск на документах о приходе/отпуске товаров и для многих других целей. Но вот разрешено ли иметь печать филиалу? Об этом вы узнаете из нашей статьи.

Так ли нужна печать филиалу?

Решение о том, нужна ли печать филиалу, принимает, как правило, руководитель головной компании. Российским законодательством не запрещено изготавливать предприятиям печати, в том числе для обособленных подразделений, в любом количестве. Также не требуется оформлять какие-то разрешения на это.

Право на печать

На сегодняшний день государственные органы не обладают разрешительными полномочиями в отношении изготовления/утилизации печатей. Количество печатей, которые может иметь организация, также ничем не ограничивается.

Согласно ч. 5 ст. 2 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ и ч. 7 ст. 2 закона «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, компании имеют право на изготовление и использование печатей с собственным наименованием, эмблемой, зарегистрированным товарным знаком. Из этого следует, что печатями филиалы имеют право пользоваться на вполне законных основаниях — для этого достаточно отобразить на оттиске вместе с наименованием головной организации название обособленного подразделения.

Необходимость использования печати

Итак, право филиалов на собственную печать можно считать установленным. Обязанности же иметь ее нет не только у обособленных подразделений, но и у самих юридических лиц. Такое нововведение появилось в 2015 г. со вступлением в силу поправок, внесенных законом «О внесении изменений…» от 06.04.2015 № 82-ФЗ.

Правда, из этого правила есть исключения. В частности, обязательно должны иметь круглые печати унитарные предприятия (п. 3 ст. 2 закона «О государственных и муниципальных…» от 14.11.2002 № 161-ФЗ). Обособленные же подразделения таких предприятий могут иметь только штампы, поскольку законом наличия печати филиала таких организаций не предусмотрено (ст. 2, 5 закона № 161-ФЗ).

Правила пользования печатями

Для того чтобы на предприятии четко обозначить, какие печати используются в структурных или обособленных подразделениях и для каких целей, следует прописать соответствующие правила в локальном нормативном акте (например, положении о печатях).

Требования к печати обособленного подразделения, образец печати

При создании макета необходимо проследить, чтобы печать филиала содержала полное название головного предприятия. Некоторые бизнесмены предпочитают на печати указывать также коды ОГРН или ИНН и адрес местонахождения компании — но это их право, а не обязанность.

До внесения изменений в 2015 г. в ч. 5 ст. 2 закона № 14-ФЗ и ч. 7 ст. 2 закона № 208-ФЗ в них содержалось требование о том, что печать должна быть круглой, также на ней кроме полного наименования юрлица должно было содержаться указание его местонахождения. Однако сейчас таких требований нет, поэтому, если юрлицо решит обзавестись печатью, на ней достаточно указать лишь наименование компании, эмблему и товарный знак (при их наличии).

Данное правило касается и печатей филиалов, на которых должно быть указано наименование головного предприятия. Кроме того, чтобы не было путаницы, желательно указать название и адрес местонахождения обособленного подразделения. Также на такой печати можно указать, для какой именно документации она предназначена (для договоров, накладных, бухгалтерской отчетности и пр.). Ознакомиться с образцом печати филиала вы сможете на нашем сайте — это поможет лучше понять, какой именно можно сделать свою печать.

Итак, никакого запрета на изготовление печати филиала нет, поэтому любое обособленное подразделение компании вправе начать ее использовать. Вид ее также ничем не регламентирован — главное, чтобы на ней обязательно было указано наименование самой организации. При этом важно помнить, что информация о наличии печатей, в т. ч. у обособленного подразделения, должна быть отражена в уставе компании.

Объявление

Комментарий

  • Регистрация: 01.08.2001
  • Сообщений: 5377

Ну ни на минуту Вас оставить нельзя :-)))
Прям сейчас подеретесь еще :-)))
Nada
Прав plan или не прав plan, науке это неизвестно :-)))

BALU
С филиалами и представительствами я не спорю, они прошли гос.регистрацию, задекларировали свою печать, внесены в устав головы и прочее.
А вот, с остальными я не согласен!

+
Да потому, что основная должна быть одной и храниться у главного бухгалтера, за которую последний несет ответственность.
= ?
считать будем? :-)))

Комментарий

  • Регистрация: 12.01.2001
  • Сообщений: 5277

Комментарий

  • Регистрация: 02.03.2001
  • Сообщений: 2271

Задам встречный вопрос, а вообще печать нужна, кроме банковской карточки, платежных документов и доверенностей? -))))))))))))))))))))))))))))) Нужна в случаях прямо предусмотренных законом, например, кредитный договор:-))))))))))))))))))))))))))

Комментарий

  • Регистрация: 07.02.2001
  • Сообщений: 1013

Замечательно, вот тебе встречный пример!
Ты заключаешь кредитный договор на 250 млн. долларов (хотя сумма значения не имеет, только лишь подчеркивает значение) с Крупным металлургическим комбинатом, а печать в договоре — «Цех № 239 Крупного металлургического комбината». Тебя это устроит?

Более того, есть непатентуемые наименования. Например, Кока-кола, так как это продукты из которых она изготовлена. Соответственно я могу назвать свою фирму «Кока-кола №5» и заключить с тобой договор под видом подразделения Кока-колы на поставку состава памперсов. Оплата по факту получения. Печать «Кока-кола №5», с кем ты будешь судиться, если денег не получишь?

Комментарий

  • Регистрация: 02.03.2001
  • Сообщений: 2271

Замечательно, вот тебе встречный пример!
Ты заключаешь кредитный договор на 250 млн. долларов (хотя сумма значения не имеет, только лишь подчеркивает значение) с Крупным металлургическим комбинатом, а печать в договоре — «Цех № 239 Крупного металлургического комбината». Тебя это устроит?
Нет. Поскольку здесь должна дейстовавть именно фирменная печать.

Более того, есть непатентуемые наименования. Например, Кока-кола, так как это продукты из которых она изготовлена. Соответственно я могу назвать свою фирму «Кока-кола №5» и заключить с тобой договор под видом подразделения Кока-колы на поставку состава памперсов. Оплата по факту получения. Печать «Кока-кола №5», с кем ты будешь судиться, если денег не получишь? Естесственно с «Кока-Кола№5»:-)))))))

Мысль то моя такова, что фирменную печать не надо ляпать где ни попадя. ее ставить надо только в случаях прямо предусмотренных законом. а вот для остальных случаев, сойдет и специальные печати.. или не так?

Комментарий

  • Регистрация: 01.08.2001
  • Сообщений: 5377

BALU ОК, я соглашусь с тобой, если найдешь в ГК упоминание о любых других обособленных подразделениях, кроме филиалов и представительств!

Ну не нашел. На самом деле искал. Не поленился.
Ну попробую еще раз. Может в этот раз понятней будет.
ГК цитировать не буду, все его хорошо знают. Попробую перефразировать.
Береза, это дерево..
Ель, это дерево…
Какой ты делаешь вывод?
Дерево, это или береза, или ель.
Такой вывод правильный?

Что пишет В.И.Даль.
Обособлять – отделить особо, выделить, выгородить, исключить из общего.
Твой пример со стулом и столом, хоть и утрирован, но не лишен смысла. Выкидывая их из окна, происходит их обособление, отрыв от общего. И если к ним прибавить еще и штат сотрудников и положение об обособ.подразделении то и получится обособленное подразделение ю/лица.
На мой взгляд, законодатель не стал упоминать об иных обособленных подразделениях, т.к. в этом нет практического смысла. Были отмечены только те, которые отражаются в уч. документах ю/лица. Но это мое мнение. В этом могу ошибаться. Не люблю предполагать то, что было в головах создателей.

Комментарий

  • Регистрация: 16.03.2001
  • Сообщений: 493

По моему скромному мнению в случае подписания договоров должна стоять печать юридического лица, которая должна содержать полное фирменное наименование общества и указание на его место нахождение. Если договор подписывает по доверенности директор филиала то он может поставить печать филиала, которая должна содержать полное наименование филиала Юр. лица включая его местонахождение (наименование в печати такое же как оно записано в Уставе) и такой договор будет заключен от имени юр. лица директором филиала по доверенности, главное что бы данный филиал был внесен в Устав общества в качестве (филиала либо представительства) и данное подразделение имело своё положение, в котором кстати может быть написано про печать филиала. Согласно ст.55 ГК РФ такие обособленные подразделения представляют интересы юридического лица и осуществляют их защиту. Например: текст такой печати —
Филиал (Общества с ограниченной ответственностью) «Парус» в г. Томск, вполне соответствует действительности, а текст:
Томское подразделение фирмы «Парус», у Вы ни о чем мне не говорит.
На счет печатей иных подразделений (цехов, отделов и т.п.) не указанных в Уставе общества, то такая печать не может рассматриваться в качестве печати юр. лица или его филиала и не является достаточной для договоров и доверенностей, а может использоваться во внутреннем документообороте общества или для её использования на каких либо односторонних документах (справки, пропуска, внутренние удостоверения и т.п.). В силу того что данная печать не включает в себя фирменное наименование общества и его местонахождение и ставится от имени подразделения не имеющего прав филиала либо представительства.
На вопрос может ли общество иметь несколько печатей можно с большой долей вероятности ответить да, так как ограничения на количество печатей в законе нет. Так же данные печати могут содержать в себе надписи (для писем, договоров и т.п.), главное, что бы в них было полное наименование и местонахождение юридического лица. Так к примеру у организации 10 филиалов и у всех у них есть своя печать, так же в самом обществе есть три печати (для писем, для договоров, и фирменная печать общества). На договорах может стоять печать как фирменная, так и для договоров. Тем более необходимо отметить, что договор с печатью, но без подписи (ничтожен), а с подписью но без печати уже нет.
В целом ни что не запрещает обществу сделать 10 одинаковых печатей (разницу в оттиске которых установить может только экспертиза) и спокойно пользоваться ими. Однако в любом случае все документы, с данными печатями подписанные уполномоченными на то лицами будут действительными.
А на счет открытия счетов цеху или магазину, то строна ДБС Юр. лицо, в лице представителя (директора филиала, но не начальика цеха╧3) потому как филиал имеет свой баланс, положение и доверенность на руководителя , а цех не имеет ни чего.

Своя печать у обособленного подразделения

ответственность за договоры, которые заключил филиал может нести головная компания.
отчего же только МОЖЕТ, а не БУДЕТ? филиал вообще никакой ответственности ОТДЕЛЬНО от головной компании никак не несет.

может ли филиал или представительство автономной некоммерческой организации иметь собственную печать?
может, если АНО не против.

Здравствуйте!
Такой вопрос по теме печатей.
Мы являемся филиалом Международной общественной организации содействия развитию физической культуры и спорта «Федерация спортивно-тактических игр».
Хотим сделать печать.
ОГРН, ИНН, КПП — все это есть от головной организации.

Что нужно размещать на печати? Только наименование? Полное или будет достаточно «Федерация спортивно-тактических игр, Брянский филиал»? Нужно ли размещать ОГРН, ИНН, КПП?

Как вести кадровую документации в филиале компании

В ходе деятельности у большинства крупных компаний возникает необходимость представлять свои интересы в других регионах. Эту функцию выполняют обособленные структурные подразделения, расположенные вне места нахождения основной компании, – филиалы.

Правовой статус филиала

Юридическое лицо несет ответственность за деятельность своих подразделений, определяет ее характер

Филиалы являются обособленными подразделениями юридического лица, его составными частями, не будучи сами юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений (п.п. 2 и 3 ст. 55 Гражданского кодекса РФ). Поэтому юридическое лицо несет ответственность за деятельность своих подразделений, определяет ее характер. Подразделения в своей работе руководствуются законодательством и локальными нормативными актами, регулирующими деятельность создавшей их организации, а работники обособленных подразделений – это персонал данной организации.

В документах, которыми обычно руководствуется кадровая служба, нет прямых указаний на то, каким образом должно вестись кадровое делопроизводство в филиалах. Ведение кадрового делопроизводства в компаниях с обособленными структурными подразделениями нормативными актами не урегулировано. Поэтому вопрос должен решаться на локальном уровне.

В компаниях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения, возможны следующие формы организации кадрового делопроизводства:

  1. Централизованное – характерно в отношении филиалов, находящихся в одном с головной компанией городе. Проблем обычно не возникает: вся обработка кадровых документов сосредотачивается (централизуется) в едином центре – кадровой службе головной организации. Трудовые книжки работников всех филиалов хранятся в одном месте, а при увольнении человек приезжает в отдел кадров и лично забирает свою трудовую книжку.
  2. Децентрализованное – ведение кадрового делопроизводства распределяется между головной организацией и обособленными структурными объединениями, которые имеют относительно одинаковый набор функций по кадровому документообороту. При этом служба персонала головной организации может оформлять кадровые документы на всех сотрудников компании, включая и работников обособленных подразделений, а в филиалах хранятся и оформляются документы только сотрудников этих подразделений.
  3. «Смешанное» – предполагает как централизованное оформление кадровых документов (например, оформление приема на работу, прекращения трудового договора), так и децентрализованное (наложение дисциплинарных взысканий на работников, хранение личных дел). Деление обычно производится по разным кадровым функциям – часть принадлежит головной организации, часть передается в обособленное подразделение1.

Сложнее обстоит ситуация с филиалами, расположенными в других городах. Особенность ведения кадровой документации в этом случае заключается в том, что директор филиала, действуя на основании доверенности, выдаваемой ему головной организацией, имеет право сам подписывать договоры, приказы и вносить записи в трудовые книжки.

При выборе способа ведения кадровой документации следует учитывать количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности компании. Если у нее один-два филиала с небольшим штатом сотрудников, то ведение кадровой документации целесообразно поручить одному из работников подразделения для последующей передачи в головной офис. Если же много обособленных подразделений в разных регионах страны, то лучше делегировать право ведения кадровых документов филиалам. Для этого в структурном подразделении может быть создана штатная единица кадрового специалиста или своя кадровая служба, если штат филиала достаточно большой. Полномочия человека, ответственного за работу с кадровой документацией, необходимо оформить должным образом.

Определение полномочий руководителя филиала

Так как филиалы не являются юридическими лицами, их руководители назначаются головной организацией и действуют на основании доверенности (ст. 55 ГК РФ). Чтобы руководитель филиала обладал правом приема и увольнения работников, необходимо закрепить эти полномочия в трудовом договоре или доверенности.

В трудовом договоре эти полномочия можно отразить так:

Как провести кадровый аудит филиала

Перед проведением аудита в филиале головная организация должна издать соответствующий приказ о проведении кадрового аудита, в котором необходимо указать точные наименование и адрес филиала, определить перечень документов, подлежащих проверке, и сроки проведения аудита. Также необходимо закрепить полномочия лиц на проведение проверки в филиале от имени руководителя организации. Законодательство РФ не устанавливает единого перечня документов, которые обязательно должны иметься в организации или ее филиале.

В филиале должен быть полный комплект обязательной кадровой документации, но ряд локальных нормативных актов присылается из головной организации:

  • штатное расписание, которое для головной организации и филиала должно быть одно. Штатное расписание юридического лица утверждается приказом его первого руководителя (директора, генерального директора). После утверждения из штатного расписания делается выписка, относящаяся к деятельности филиала, или его копия, которая заверяется и передается в филиал компании;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о защите персональных данных;
  • положение об оплате труда;
  • положение о стимулирующих добавках;
  • положение о командировках.

В филиал должны высылаться копии приказов, действующих по всей организации

Также в филиал должны высылаться копии приказов, действующих по всей организации. Сотрудники головного офиса знакомятся с оригиналом документа, а работники филиала – с копией, хранящейся в филиале. Обратите внимание, что правом заверки копий обязательных документов может обладать начальник отдела кадров компании, а директор филиала может не иметь такого права.

Результаты проведения кадрового аудита филиала оформляются актом. Акт подписывают все лица, которые принимали участие в проведении аудита кадровой документации филиала.

Кадровая документация филиала может проверяться местным подразделением Федеральной инспекции труда. Но ответственность за деятельность филиала как структурного подразделения несет головная организация, поэтому если сотрудник филиала обратится в суд для защиты своих интересов, ответчиком будет именно она.

Кадровый аудит филиала – это проверка ведения кадрового делопроизводства в обособленном структурном подразделении с точки зрения его соответствия трудовому законодательству, подзаконным актам (содержащим нормы трудового права) и локальным актам организации.

Как правильно действовать службе документационного обеспечения управления (ДОУ), если организация ликвидирует свой филиал?

Первоначально службе ДОУ необходимо принять от директора филиала или председателя ликвидационной комиссии по акту те документы и предметы, которые обеспечивали деятельность филиала как обособленного или территориально удаленного подразделения организации:

  • печать филиала;
  • документы о закрытии счета и карточку с образцами подписей и оттиском печати филиала;
  • все свидетельства и лицензии на право осуществления отдельных видов деятельности, если они реализовывались филиалом;
  • генеральную доверенность на директора филиала, специальные доверенности на сотрудников филиала и журнал регистрации доверенностей;
  • акты сверки расчетов с налоговыми органами, внебюджетными фондами, документы об отсутствии задолженности или сроках ее погашения (их нужно передать в бухгалтерию);
  • штампы и журнал учета выдачи печатей и штампов (изымается совместно с подразделением безопасности);
  • бланки всех видов и журналы учета выдачи этих бланков;
  • документы, доказывающие передачу филиалу в момент его открытия недвижимости, транспортных средств, основных средств, которые возвращаются на баланс головной организации (документы передаются в бухгалтерию);
  • номенклатуру дел и все документы постоянного срока хранения по номенклатуре;
  • описи дел и акты о выделении документов и дел к уничтожению и по описям – архивные документы постоянного срока хранения.

Затем следует подготовить проект приказа руководителя организации об утверждении плана мероприятий (с указанием сроков, ответственных и пр.) по передаче документального и архивного фондов филиала в состав документального и архивного фондов головной организации.

При этом компания сама решает, оставлять ли документы по личному составу в территориальном архивном учреждении или передать их в архивный фонд головной организации, а также как принять документы, которые существуют в электронном виде, как организовать уничтожение документов, не подлежащих хранению, и т.п. Целесообразно привлечь к плану ликвидационных мероприятий ИТ-подразделение и бухгалтерию, поскольку иногда все расчетные и учетные информационные системы на сервере филиалов списываются, в то время как первичные учетные документы в этих системах должны храниться минимум 5 лет.

Поскольку все процессы ликвидации, реструктуризации, слияния и поглощения предусматривают большие организационные мероприятия по работе с документами, уже при наличии плана мероприятий служба делопроизводства организует все работы по архивно-технической обработке документов, передаче в архивное учреждение, перевозке в головную организацию и т.п. Дела должны быть сформированы в соответствии с установленными правилами и переданы в головную организацию или на архивное хранение по месту расположения филиала.

Как правильно перевести работника из филиала в другой филиал: уволить в порядке перевода в другой филиал или издать приказ о переводе на другую постоянную работу? Кто должен издавать приказ о переводе: директор нашего филиала или директор того филиала, в который сотрудник просит его перевести?

Даже если обособленному подразделению предоставлены права и обязанности в области оформления кадровых документов, следует учитывать, что руководитель филиала правомочен решать кадровые вопросы только в пределах своего подразделения. Так, директор филиала имеет право принимать на работу сотрудников, переводить их на другую работу в филиале и решать вопросы о прекращении трудовых отношений по различным основаниям.

Перевод работника из одного филиала в другой выходит за пределы таких полномочий. В этом и состоит сложность принятия решения о переводе и порядка его оформления. Ни директор филиала, где сейчас работает сотрудник, ни руководитель того подразделения, в которое сотрудник с его согласия будет переведен на другую работу, не имеют полномочий принимать решение о переводе и оформлять необходимые кадровые документы. Такими полномочиями обладает только руководитель организации.

Чтобы перевести сотрудника в другой филиал, его необходимо перевести на другую постоянную работу по правилам, предусмотренным ст. 72 ТК РФ, но с учетом некоторых моментов:

  1. Первоначально работник пишет заявление о переводе в другой филиал. Так как решение о переводе в другое обособленное структурное подразделение принимает руководитель организации, то заявление оформляется на его имя. После согласований с руководителями одного и другого филиалов глава организации принимает решение об оформлении перевода.
  2. После того как руководитель компании принял решение об оформлении перевода, документы работника передаются из филиала в кадровую службу головной организации. На практике передача документов может производиться по почте ценным либо заказным письмом или лично работниками кадровых служб. Самый надежный способ – несомненно, личная передача документов. Передачу документов из филиала и их получение в головной организации желательно сопровождать соответствующим актом.
  3. В головной организации составляется дополнительное соглашение к трудовому договору работника, в котором отражаются все новые условия, связанные с работой в другом обособленном структурном подразделении.
  4. Перевод сотрудника на другую постоянную работу оформляется путем издания приказа (распоряжения) по унифицированной форме № Т-5.
  5. После оформления дополнительного соглашения и приказа о переводе работник снимается с учета, расписывается за получение трудовой книжки, и его документы передаются из головной организации в филиал, в котором он будет работать, для дальнейшего ведения и хранения. В филиал в опечатанном виде передаются трудовая книжка, личная карточка работника, копия приказа о переводе на другую работу, дополнительное соглашение к трудовому договору и личное дело (если ведется).
  6. Сведения о переводе на другую постоянную работу должны быть внесены в трудовую книжку (ч. 4 ст. 66 ТК РФ) и в личную карточку работника – форму Т-2 в филиале, куда осуществлен перевод. Там трудовая книжка вносится в книгу учета движения трудовых книжек, личная карточка продолжает вестись в установленном порядке.
  7. В соответствии с ч. 2 ст. 225 ТК РФ для сотрудников, переводимых на другую работу, работодатель или уполномоченное им лицо обязаны проводить инструктаж по охране труда.

Существует ошибочное мнение, что перевод из одного обособленного подразделения в другое оформляется путем увольнения работника в порядке перевода по основанию, предусмотренному п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Напомним, что обособленные подразделения не являются самостоятельными юридическими лицами, и сотрудник при переводе из филиала в филиал продолжает работать у того же работодателя. Поэтому и увольнять его в данном случае незаконно, т.к. оснований прекращения трудового договора нет. Речь идет о переводе на другую работу у того же работодателя (в другое подразделение на ту же должность или на другую). У этого перевода есть определенные особенности, обусловленные территориальной обособленностью подразделений.

Таким образом, перевод работников из одного филиала в другой осуществляется по общим правилам, предусмотренным для перевода работника из одного структурного подразделения в другое. При этом особенность документального оформления такого перевода напрямую зависит от формы организации кадрового делопроизводства, установленной в компании.

Как отразить в локальных нормативных актах организации особенности ведения кадрового делопроизводства в ее филиалах?

В инструкции по кадровому делопроизводству, утверждаемой руководителем головной организации, может быть установлено следующее:

Где хранятся трудовые договоры и трудовые книжки работников филиала?

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя, который назначает специально уполномоченное лицо.

Чтобы передать ведение трудовых книжек в филиал, работодателю необходимо:

  • создать единую кадровую службу;
  • изготовить для нее необходимое количество печатей;
  • уполномочить приказом (распоряжением) директора филиала производить ведение и хранение трудовых книжек сотрудников, работающих в обособленном подразделении.

В положении о филиале или в других локальных нормативных актах необходимо установить, что кадровые службы, созданные в филиалах, входят в состав единой кадровой службы организации. Приказом директора филиала в обособленном подразделении назначается лицо, ответственное за учет, ведение и хранение трудовых книжек. Должны быть заведены все обязательные учетные журналы.

Трудовые договоры с работниками филиала заключаются по месту нахождения филиала. Однако текст трудового договора в этом случае отличается от текста трудового договора головной организации (указывается место работы – филиал организации и его адрес).

Кадровая документация филиала, вышедшая из текущего делопроизводства, хранится в самом филиале.

Какую печать использовать – организации или филиала – при заверке записей в трудовых книжках?

Даже у специалистов с большим опытом кадровой работы возникают вопросы по поводу печати филиала.

Дело в том, что печать подразделения не является аналогом печати организации и не может ее заменить. Печать организации должна содержать полное наименование юридического лица и указание на его местонахождение. В свою очередь, печать подразделения, помимо указанной информации, также должна содержать наименование обособленного подразделения и его местонахождение. Таким образом, печать организации на документе подтверждает и факт создания документа конкретной компанией, и его подлинность, а печать подразделения – факт создания документа определенным обособленным подразделением организации и подлинность этого документа.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках», не предусматривают возможности заверки записей в трудовых книжках какими-либо печатями, кроме печати работодателя, т.е. основной печати организации.

Юридическое лицо (головная организация) может изготовить необходимое количество печатей своей единой кадровой службы (с учетом количества созданных филиалов компании). На печать кадровой службы может проставляться соответствующий порядковый номер. При этом круг лиц, имеющих право использовать эти печати, должен быть определен приказом руководителя организации.

Инна Гущина — преподаватель кафедры менеджмента Института туризма и гостеприимства, Москва. Редакция журнала «Кадровик»

Еще по теме:

  • Коап 71 самовольный захват земли Статья 7.1 КоАП РФ. Самовольное занятие земельного участка (действующая редакция) Самовольное занятие земельного участка или части земельного участка, в том числе использование земельного участка лицом, не имеющим предусмотренных законодательством Российской […]
  • Поправка по статье 72 ук рф Как узнать, были ли поправки к статье 72 УК РФ? 25.07.2017 осужден на 2 г. 6мс. общего режима 06.10.2018 по совокупности осужден на 7лет 3 мс. строгого режима 23.01.2018 апелляционный суд оставил приговор от 06.10.2018 без изменений В приговоре написано: " […]
  • Декларация на доходы физ лиц 2018 Как заполнить новую форму 3-НДФЛ На рынке достаточно широко представлены организации и частные лица, предлагающие помощь в заполнении декларации 3-НДФЛ. Стоимость их услуг порой достаточно высока, по сравнению с возвращаемой суммой из бюджета. В […]
  • Земельные правонарушения презентация Лекция 11. ЮРИДИЧЕСКАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ЭКОЛОГИЧЕСКИЕ ПРАВОНАРУШЕНИЯ. - презентация Презентация была опубликована 5 лет назад пользователемvvsu.ru Похожие презентации Презентация на тему: " Лекция 11. ЮРИДИЧЕСКАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ЭКОЛОГИЧЕСКИЕ […]
  • Куда пожаловаться на медсестру поликлиники Куда пожаловаться на медсестру поликлиники От обслуживания не спешите отказываться, на всякий случай. Меня тоже доставали, но я по телефону объяснила, что медицина в стране добровольная и приду я к ним тогда, когда это будет нужно мне и моему ребенку (пару […]
  • Мировой суд арзамас участок 1 Мировой суд арзамас участок 1 Судебный участок №2 Арзамасского судебного района Нижегородской области Аппарат мирового судьи Мировой судья Федотова Людмила Юрьевна Главный специалист - помощник мирового судьи Ларькина Ирина Равильевна Специалист 1 […]